03 мая 2018  26229

Как работать с документами в СБИС

обучение сбис отчётность через интернет эдо

Сафронов Михаил

Сафронов Михаил

руководитель отдела по работе с клиентами

~ 5 мин на чтение
Нет времени читать?

Отправить статью на почту

Как создавать и удалять, редактировать и печатать, выгружать и контролировать документы в СБИС

Можно работать с входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать,удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.

Как создать документ в СБИС

Кликните в любом разделе по кнопке кнопка плюс или кнопка плюс документ. Появится новый шаблон. Заполните его.

  1. Система сама указывает дату, номер и автора файла, вашу организацию. Если нужно, вы можете изменить эти данные.
  2. Заполните обязательные поля. Они отличаются в документах разных типов.
  3. Введите дополнительные данные и заполните поле «Комментарий».
  4. Прикрепите файлы: текстовые, таблицы, изображения или сканы. Для этого нажмите кнопка скрепка и выберите источник.
  5. Отправьте материал получателю и обработайте в системе учета — кликните «На выполнение», «Провести» или «Отправить».

Как контролировать документы в СБИС

Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.

Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.

Удобный контроль документов через СБИС

Как сохранить документ на компьютер

СБИС хранит все файлыв своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.

Чтобы скачать один файл:

  1. Откройте его карточку и во вкладке «Документы» кликните кнопка стрелка вниз.
  2. Выберите формат сохранения вложения:

— XML — нажмите «Скачать» или значок дискеты кнопка скачивания.

— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».

Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.

Чтобы скачать весь комплект:

  1. Откройте карточку файла и во вкладке «Документы» кликните «кнопка выгрузкиВыгрузить»
  2. Выберите нужный формат:

— ZIP — в виде zip-архива

— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.

— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.

Как редактировать документы в СБИС

Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:

  1. Кликните «Изменить» в карточке дока
  2. Исправьте неточности
  3. Нажмите «Сохранить»

Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:

  1. В его карточке нажмите кнопка стрелка вниз, а затем — «кнопка согласованияНа согласование».
  2. Внесите комментарии, отметьте сотрудника и кликните «На согласование».

Как распечатать документы в СБИС

Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:

— чтобы распечатать только один, в его форме нажмите кнопка печати и выберите параметры печати

— чтобы распечатать сразу несколько, отметьте их в реестре, кликните в панели массовых операцийкнопка печати нескольких документов и выберите нужный вариант

Как удалить документы в СБИС

Чтобы удалить ненужный(е) файл(ы):

— только один: нажмите кнопка удаления в реестре или в самом документе,

— сразу несколько: отметьте их в реестре и кликните кнопка удаления нескольких документов в панели массовых операций.

При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в Корзину. Его можно восстановить:

  1. В нужном реестре отметьте фильтркнопка фильтра «Удаленные», укажите отрезок времени и нажмите «Отобрать»
  2. Откройте файл и нажмите «Восстановить»
  3. Или выберите несколько пунктов и нажмите кнопка удаления нескольких документов в панели массовых операций

6 комментариев

Наталия

04 октября 2018 11:28

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как скопировать несколько документов?
Сафронов Михаил

Сафронов Михаил

04 октября 2018 11:38

(831) 2-333-666 , доп. 4124

safronovma@lad24.ru

Здравствуйте! В онлайн СБиС в разделах Документы/Исходящие или Документы/Входящие есть возможность открыть меню массовых операций. Для этого рядом с кнопками "+Документ" и "Загрузить" нужно нажать на значок "v". После этого ниже вы сможете увидеть панель для выбора списка документов, а рядом с каждым документом появится возможность отметить его мышкой в ручном режиме. При возникновении вопросов вы также можете позвонить на нашу линию техподдержки по номеру (831) 228-05-06, и наши сотрудники смогут ответить на интересующие вопросы по СБиС.

Попова Мария

31 октября 2018 12:59

Составляла отчет, половина отчета была готова. Вдруг перезагрузка компьютера,....все данные пропали. Как сохранять изменения в процессе подготовки отчета, чтобы в следующий раз в такой ситуации данные не исчезли?
Макурин Максим

Макурин Максим

26 января 2021 10:51

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. В программе СБИС 2.4 сохранение отчета происходит при нажатии на кнопку "Сохранить и выйти" либо "Готово" (в зависимости от отчета). В онлайн-версии автоматически сохраняется заполнение каждого реквизита, никаких действий не требуется.

Надежда

23 апреля 2021 14:37

Как отменить накладную
Сафронов Михаил

Сафронов Михаил

23 апреля 2021 14:47

(831) 2-333-666 , доп. 4124

safronovma@lad24.ru

Надежда, здравствуйте! Если вы отправили документ, но он пока не просмотрен контрагентом, то его можно просто удалить в вашем кабинете. Контрагент не сможет просмотреть и утвердить его. Если документ отправлен и утвержден контрагентом, то в СБИС есть возможность аннулировать документ. Для более детального разбора ситуации вы можете позвонить на нашу линию технической поддержки по номеру 8 (831) 228-05-06

Ольга

14 мая 2021 19:31

Добрый день. Нужно загрузить в сбис документ с маркировкой. Но во вкладке документы нет вкладки "маркировка". Как ее добавить?
Макурин Максим

Макурин Максим

17 мая 2021 16:12

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. Необходимо в конфигурации СБИС включить опцию "Маркировка" по инструкции https://sbis.ru/help/start/more_options

Евгения

17 июня 2021 14:08

Добрый день. Подскажите пожалуйста, как в СБИС подгрузить на подпись контрагенту, Акт выполненных работ? на какую категорию подгружается ? (формируем как документ PDF или Word) И как в общем это все происходит?(1с нет, формируем данный акт самостоятельно по шаблону из CRM. )
Костюнина Наталья

Костюнина Наталья

18 июня 2021 09:26

(831) 228-05-06 , доп. 4106

kostyuninani@lad24.ru

Добрый день! Для отправки контрагенту документа необходимо, зайти в раздел Документы/Исходящие, нажать в верхнем левом углу +Документ, выбрать Реализация/Реализация. В появившемся окне вверху выбирается Контрагент, ниже кнопка Добавить и выбираете на компьютере необходимый документ, после чего нажимаете кнопку Отправить. Контрагент со своей стороны, после просмотра, утверждает документ. Как итог на документе проставляются две электронные подписи, ваша и контрагента, при выводе на печать электронная подпись будет выглядеть как синий штамп в конце страницы. Акт выполненных работ может быть в произвольном формате. Также вы можете включить расширенный функционал и заполнить реализацию необходимыми позициями прямо в СБИС, после чего сформировать Акт в XML формате и отправить контрагенту.

Анна

22 июля 2021 09:13

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, я отправляю контрагенту файлик в формате Exel в альбомном виде (2 стр), когда он себе скачивает файлик со штампом подписи в формате PDF, у него выходит книжный формат и все на одной странице.
Макурин Максим

Макурин Максим

22 июля 2021 09:34

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. Возможно у вас неправильно указана ориентация документа в Excel или размер страницы. СБИС для работы с документами xls, doc и др. использует сервис Office 365 (https://www.office.com/). Причиной такого поведения может является особенность работы Office 365. Рекомендуем Вам обмениваться формализованными документами в формате xml, а неформализованные документы отправлять в PDF.

Вам может быть интересно

Новшества ФСБУ в документах и документообороте | Статья Лад
22 июля 2021 452

Новшества ФСБУ в документах и документообороте

Минфин РФ утвердил новые требования к исправлениям и хранению документации, а также ввел понятие оправдательного документа. Рассказываем, как применять обновленные стандарты на практике

#законодательство #эдо #электронная подпись

Пора переходить на ЭДО. Научим любого за десять минут | Статья Лад
15 июля 2021 567

Пора переходить на ЭДО. Научим любого за десять минут

Согласно планам ФНС, электронный документооборот станет обязательным в ближайшее время. Учиться работать с ним и настраивать процессы внутри организации можно и нужно уже сейчас. А мы вам в этом поможем

#автоматизация сбис #эдо #электронная подпись

Вебинар от УФНС по вопросам выдачи КЭП в налоговых органах | Статья Лад
13 июля 2021 416

Вебинар от УФНС по вопросам выдачи КЭП в налоговых органах

#автоматизация сбис #отчётность через интернет #электронная подпись #управление бизнес-процессами #фнс

Госдума утвердила изменения в процедуре госзакупки | Статья Лад
12 июля 2021 293

Госдума утвердила изменения в процедуре госзакупки

Электронный документооборот и другие нововведения, упрощающие процесс закупок

#законодательство #торги

вернуться в блог

Подпишитесь на наш блог

пишем про отчетность, маркировку и полезные сервисы для бизнеса

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение

Есть вопросы? Ответим через 40 секунд!
00:40,00

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение

Написать в Whatsapp Написать в Viber