19 мая 2022  43980

Как работать с документами в СБИС

обучение сбис отчётность через интернет эдо

Сафронов Михаил

Сафронов Михаил

руководитель отдела по работе с клиентами

~ 5 мин на чтение
Нет времени читать?

Отправить статью на почту

Как создавать и удалять, редактировать и печатать, выгружать и контролировать документы в СБИС

В СБИС можно работать со входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать, удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.

Как создать документ в СБИС

Кликните в любом разделе по кнопке кнопка плюс или кнопка плюс документ. Появится новый шаблон. Заполните его.

  1. Система сама указывает дату, номер и автора файла, вашу организацию. Если нужно, вы можете изменить эти данные.
  2. Заполните обязательные поля. Они отличаются в документах разных типов.
  3. Введите дополнительные данные и заполните поле «Комментарий».
  4. Прикрепите файлы: текстовые, таблицы, изображения или сканы. Для этого нажмите кнопка скрепка и выберите источник.
  5. Отправьте материал получателю и обработайте в системе учета — кликните «На выполнение», «Провести» или «Отправить».
Электронный документооборот

Электронный документооборот

Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.

узнать подробнее

Как контролировать документы в СБИС

Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.

Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.

Удобный контроль документов через СБИС

Как сохранить документ на компьютер

СБИС хранит все файлы в своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.

Чтобы скачать один файл:

  1. Откройте его карточку и во вкладке «Документы» кликните кнопка стрелка вниз.
  2. Выберите формат сохранения вложения:

— XML — нажмите «Скачать» или значок дискеты кнопка скачивания.

— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».

Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.

Чтобы скачать весь комплект:

  1. Откройте карточку файла и во вкладке «Документы» кликните «кнопка выгрузкиВыгрузить»
  2. Выберите нужный формат:

— ZIP — в виде zip-архива

— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.

— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.

Как редактировать документы в СБИС

Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:

  1. Кликните «Изменить» в карточке дока;
  2. Исправьте неточности;
  3. Нажмите «Сохранить».

Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:

  1. В его карточке нажмите кнопка стрелка вниз, а затем — «кнопка согласованияНа согласование».
  2. Внесите комментарии, отметьте сотрудника и кликните «На согласование».

Как распечатать документы в СБИС

Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:

— чтобы распечатать только один, в его форме нажмите кнопка печати и выберите параметры печати;

— чтобы распечатать сразу несколько, отметьте их в реестре, кликните в панели массовых операцийкнопка печати нескольких документов и выберите нужный вариант.

Как удалить документы в СБИС

Чтобы удалить ненужный(-е) файл(-ы):

— только один: нажмите кнопка удаления в реестре или в самом документе,

— сразу несколько: отметьте их в реестре и кликните кнопка удаления нескольких документов в панели массовых операций.

При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в корзину. Его можно восстановить:

  1. В нужном реестре отметьте фильтркнопка фильтра «Удаленные», укажите отрезок времени и нажмите «Отобрать»;
  2. Откройте файл и нажмите «Восстановить»;
  3. Или выберите несколько пунктов и нажмите кнопка удаления нескольких документов в панели массовых операций.

Если вам нужна дополнительная консультация, позвоните по номеру (831) 2-333-666 или оставьте заявку на обратный звонок. Мы рады помочь.

13 комментариев

Наталия

04 октября 2018 11:28

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как скопировать несколько документов?
Сафронов Михаил

Сафронов Михаил

04 октября 2018 11:38

(831) 2-333-666 , доп. 4124

safronovma@lad24.ru

Здравствуйте! В онлайн СБиС в разделах Документы/Исходящие или Документы/Входящие есть возможность открыть меню массовых операций. Для этого рядом с кнопками "+Документ" и "Загрузить" нужно нажать на значок "v". После этого ниже вы сможете увидеть панель для выбора списка документов, а рядом с каждым документом появится возможность отметить его мышкой в ручном режиме. При возникновении вопросов вы также можете позвонить на нашу линию техподдержки по номеру (831) 228-05-06, и наши сотрудники смогут ответить на интересующие вопросы по СБиС.

Попова Мария

31 октября 2018 12:59

Составляла отчет, половина отчета была готова. Вдруг перезагрузка компьютера,....все данные пропали. Как сохранять изменения в процессе подготовки отчета, чтобы в следующий раз в такой ситуации данные не исчезли?
Макурин Максим

Макурин Максим

26 января 2021 10:51

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. В программе СБИС 2.4 сохранение отчета происходит при нажатии на кнопку "Сохранить и выйти" либо "Готово" (в зависимости от отчета). В онлайн-версии автоматически сохраняется заполнение каждого реквизита, никаких действий не требуется.

Надежда

23 апреля 2021 14:37

Как отменить накладную
Сафронов Михаил

Сафронов Михаил

23 апреля 2021 14:47

(831) 2-333-666 , доп. 4124

safronovma@lad24.ru

Надежда, здравствуйте! Если вы отправили документ, но он пока не просмотрен контрагентом, то его можно просто удалить в вашем кабинете. Контрагент не сможет просмотреть и утвердить его. Если документ отправлен и утвержден контрагентом, то в СБИС есть возможность аннулировать документ. Для более детального разбора ситуации вы можете позвонить на нашу линию технической поддержки по номеру 8 (831) 228-05-06

Ольга

14 мая 2021 19:31

Добрый день. Нужно загрузить в сбис документ с маркировкой. Но во вкладке документы нет вкладки "маркировка". Как ее добавить?
Макурин Максим

Макурин Максим

17 мая 2021 16:12

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. Необходимо в конфигурации СБИС включить опцию "Маркировка" по инструкции https://sbis.ru/help/start/more_options

Евгения

17 июня 2021 14:08

Добрый день. Подскажите пожалуйста, как в СБИС подгрузить на подпись контрагенту, Акт выполненных работ? на какую категорию подгружается ? (формируем как документ PDF или Word) И как в общем это все происходит?(1с нет, формируем данный акт самостоятельно по шаблону из CRM. )
Туркова Наталья

Туркова Наталья

18 июня 2021 09:26

(831) 228-05-06 , доп. 4106

TurkovaNI@lad24.ru

Добрый день! Для отправки контрагенту документа необходимо, зайти в раздел Документы/Исходящие, нажать в верхнем левом углу +Документ, выбрать Реализация/Реализация. В появившемся окне вверху выбирается Контрагент, ниже кнопка Добавить и выбираете на компьютере необходимый документ, после чего нажимаете кнопку Отправить. Контрагент со своей стороны, после просмотра, утверждает документ. Как итог на документе проставляются две электронные подписи, ваша и контрагента, при выводе на печать электронная подпись будет выглядеть как синий штамп в конце страницы. Акт выполненных работ может быть в произвольном формате. Также вы можете включить расширенный функционал и заполнить реализацию необходимыми позициями прямо в СБИС, после чего сформировать Акт в XML формате и отправить контрагенту.

Анна

22 июля 2021 09:13

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, я отправляю контрагенту файлик в формате Exel в альбомном виде (2 стр), когда он себе скачивает файлик со штампом подписи в формате PDF, у него выходит книжный формат и все на одной странице.
Макурин Максим

Макурин Максим

22 июля 2021 09:34

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. Возможно у вас неправильно указана ориентация документа в Excel или размер страницы. СБИС для работы с документами xls, doc и др. использует сервис Office 365 (https://www.office.com/). Причиной такого поведения может является особенность работы Office 365. Рекомендуем Вам обмениваться формализованными документами в формате xml, а неформализованные документы отправлять в PDF.

Алла

29 марта 2022 08:51

Добрый день! Отправляем документы в Сбис через внешнюю обработку. СФ, созданные на основании актов ОС-1 не выгружаются. Выходит сообщение: основанием документа СФ выданные является Перадача ОС. Отсутствует настройка для формирования электронных документов данного типа. Как в таком случае отправлять через Сбис СФ, которые подлежат обязательной отправке через ЭДО (например, при продаже "прослеживаемых" основных средств)
Макурин Максим

Макурин Максим

29 марта 2022 09:26

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. В типовом варианте внешняя обработка не умеет работать с документами "Передача ОС". Возможна доработка функционала. Рекомендуем Вам обратиться в техническую поддержку.

Виктория

30 марта 2022 11:44

здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, почему контрагент не видит нас в Сбис, а мы видим, что он подключен
Макурин Максим

Макурин Максим

30 марта 2022 13:47

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. Контрагент может проверить подключение к СБИС по инструкции https://sbis.ru/help/edo/start/invite. Если возникнут сложности, рекомендуем вашему контрагенту обратиться в службу технической поддержки.

Анна

13 апреля 2022 09:34

Добрый день! Подскажите пожалуйста можно ли оставить на документе в Сбисе комментарий/пометку для других пользователей?
Макурин Максим

Макурин Максим

13 апреля 2022 10:38

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. При отправке документа в поле "Комментарий" можно указать произвольный текст, комментарий также увидит контрагент. Также в документе есть вкладка "Лента", в ней можно отправить сообщение определенным сотрудникам.

Елена

21 апреля 2022 11:09

Здравствуйте.Как отменить действие "подписание документов отклонено"?Отклонила случайно.
Макурин Максим

Макурин Максим

21 апреля 2022 11:20

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. Отменить действие отклонения документа невозможно. В данном случае требуется запросить повторно документы у контрагента.

Виктория

22 апреля 2022 07:18

Добрый день. Как загрузить счет, чтобы он не "висел" со статусом "Подписать клиенту"?
Макурин Максим

Макурин Максим

22 апреля 2022 10:59

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. Счет без запроса подписи можно отправить по регламенту "Письмо".

Галина

30 мая 2022 10:22

Как в онлайн СБиС в разделе ОТЧЕТЫ скопировать исходящее заявление на возврат налога? В разных заявления часть данных одинаковая, поэтому хотелось бы скопировать один документ и заменить в нем часть информации.
Макурин Максим

Макурин Максим

30 мая 2022 14:29

(831) 228-05-06 , доп. 4028

makurinmv@lad24.ru

Добрый день. Внутри заявления вы можете скачать документ (кнопка "дискеты") и по кнопке "Загрузить" выгруженное заявление. Но в данном случае будет создана новая редакция отчета, в реестре отчетности второе заявление Вы не увидите. Его можно найти кликнув на заявление и выбрать нужную редакцию.

Ольга

16 июня 2022 10:00

Здравствуйте! Можно ли в СБИС переподписать уже подписанный документ подписью другого человека?
Туркова Наталья

Туркова Наталья

16 июня 2022 13:28

(831) 228-05-06 , доп. 4106

TurkovaNI@lad24.ru

Добрый день! Уже подписанный документ нельзя подписать подписью другого лица. Необходимо аннулировать подписанный документ и запросить у контрагента отправить его повторно, при получении подписать подписью другого лица.

Вам может быть интересно

Единый налоговый счет: что нужно знать налогоплательщикам | Статья Лад
23 июня 2022 430

Единый налоговый счет: что нужно знать налогоплательщикам

Депутаты Госдумы одобрили в первом чтении проект закона о Едином налоговом счете (ЕНС) для юридических лиц и ИП. Новый порядок начнет действовать с 1 января 2023 года и упростит процесс уплаты налогов и обязательных сборов для бизнеса

#бухгалтерия и учёт #законодательство #фнс

Форма 4-ФСС изменилась: как заполнять | Статья Лад
16 июня 2022 873

Форма 4-ФСС изменилась: как заполнять

Рассказываем, какие таблицы исключены, какие добавлены и как вовремя и без ошибок сдать отчет с помощью СБИС

Переход на кадровый ЭДО: сроки, типы документов, обязанности работодателей | Статья Лад
09 июня 2022 514

Переход на кадровый ЭДО: сроки, типы документов, обязанности работодателей

Рассказываем, кто полностью переходит на КЭДО до 30 июня 2022 года, какие кадровые документы можно оформлять только в электронном виде уже сейчас и как сделать систему максимально удобной и простой с помощью СБИС

#автоматизация сбис #управление персоналом #эдо #электронные трудовые книжки

ФСС и ПФР объединят с 2023 года: как изменятся учет и отчеты | Статья Лад
02 июня 2022 1475

ФСС и ПФР объединят с 2023 года: как изменятся учет и отчеты

ФСС и ПФР решено объединить с будущего года. Разбираемся, как это повлияет на схему страховых выплат и сдачи отчетов для юридических лиц и ИП

#автоматизация сбис #отчётность через интернет #бухгалтерия и учёт #законодательство #фсс #пфр

вернуться в блог

Подпишитесь на наш блог

пишем про отчетность, маркировку и полезные сервисы для бизнеса

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Политика конфиденциальности

Выберите удобный способ коммуникаций через WhatsApp
У меня есть приложение на компьютере перейти
Перейти в приложение WhatsApp на телефоне перейти
Отсканируйте QR-код камерой смартфона
Есть вопросы? Ответим через 40 секунд!
00:40,00

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение