22 сентября 2022  1089

Переход на кадровый ЭДО: сроки, типы документов, обязанности работодателей

автоматизация сбис управление персоналом эдо электронные трудовые книжки

Едышева Валентина

Едышева Валентина

руководитель группы СБИС

~ 3 мин на чтение
Нет времени читать?

Отправить статью на почту

Рассказываем, кто полностью перешел на КЭДО, какие кадровые документы можно оформлять только в электронном виде уже сейчас и как сделать систему максимально удобной и простой с помощью СБИС

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это создание, хранение и обмен цифровыми документами в сфере трудовых отношений без дублирования их на бумаге. 

Подробнее о том, как перейти на КЭДО и работать с кадровыми документами в СБИС, расскажем в нашем материале, а также на бесплатном вебинаре 28 сентября.

Трудовой кодекс РФ определяет список документов, которые можно вести в электронной форме, не распечатывая. В перечень входят:

  • трудовые и ученические договоры;
  • договоры о полной матответственности;
  • приказы на отпуск;
  • распоряжение о направлении в командировку и другие.

Исключения, которые необходимо оформлять на бумаге:

  • акты о несчастном случае на производстве;
  • приказы об увольнении;
  • подтверждения, что сотрудники прошли инструктаж по охране труда;
  • трудовые книжки.

Последний пункт стоит особняком, расскажем о нем отдельно.

Электронный документооборот

Электронный документооборот

Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.

узнать подробнее

Трудовые книжки в бумажном и электронном виде

Пока формат ведения этих кадровых документов можно назвать «гибридным». Так, работодатель может полностью перейти на электронный формат, если получено согласие всех сотрудников.

Если работник пока предпочитает прежний вариант, его трудовую необходимо вести на бумаге. За исключением случая, когда человек впервые трудоустраивается и не имеет предшествующего стажа. Тогда его согласие не требуется – трудовая книжка сразу заводится в электронном виде.

Кто полностью перешел на КЭДО в июне 2022 года

По общему правилу пока переход на электронный кадровый документооборот является добровольным как для организаций, так и для ИП. Но есть определенная категория участников КЭДО, которая уже завершила переход в июне 2022 года. Это работодатели, принявшие участие в эксперименте по внедрению кадрового ЭДО и решившие продолжить его использовать и после окончания тестового периода.

Если компания или ИП приняли такое решение, до 30.06 они были обязаны:

1. Утвердить порядок кадрового ЭДО и закрепить его во внутренних локальных актах;

2. Сообщить сотрудникам и получить их задокументированное согласие;

3. Выбрать и внедрить систему КЭДО;

4. Приобрести электронные подписи для персонала.

Этот алгоритм относится ко всем компаниям, которые решили перейти на КЭДО. При этом затраты на организацию процесса несет компания-работодатель – государственных субсидий не предусмотрено.

Преимущества кадрового ЭДО

Внедрение ЭДО в трудовых отношениях – это шаг, который может заметно упростить жизнь компании.

1. Экономия денег. С вас снимаются регулярные расходы на офисную бумагу, организацию и хранение громоздкого архива, утилизацию устаревших документов.

2. Экономия времени. Не нужно искать документы в ящиках и папках: электронные файлы всегда под рукой и автоматически распределены по разделам.

3. Полный порядок в документах. Больше автоматизации, а значит, меньше ошибок, вопросов контролирующих органов и штрафов.

4. Надежность хранения. Ни один человек без специальных прав доступа не сможет прочитать, скопировать или удалить данные.

5. Работа с удаленными сотрудниками. Нет необходимости вызывать работника в офис для подписи каждой бумажки или дожидаться, пока Почта России доставит письмо: электронная подпись позволяет мгновенно подписывать цифровые документы. По значимости они ни в чем не уступают бумажным.

Как выбрать систему кадрового ЭДО

Работодатель может сам выбрать тип системы для кадрового документооборота – вполне законно использование уже имеющейся у вас ИС. Подробнее об этом написано в ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ.

Мы предлагаем воспользоваться СБИС КЭДО. Благодаря ему без дублирования на бумаге можно подписывать более 160 типов кадровых документов. Сервис полностью законен, быстро настраивается, не требует специальной подготовки сотрудников для использования, а еще интегрируется с вашей учетной системой, если вы не планируете полностью переходить на СБИС.

Благодаря расширению «Интеграция с 1С: ЗУП 8» специалисту по кадрам больше не придется формировать документы в СБИС вручную. Создавайте их привычным образом в 1С, а с помощью готового решения выбирайте нужные вложения и выгружайте их в СБИС для подписи.

Если у вас остались вопросы по ведению кадрового учета в электронном виде, вы можете получить разъяснения специалистов на нашем бесплатном вебинаре 28 сентября. Регистрируйтесь по ссылке.

Чтобы подключить СБИС КЭДО, оставьте заявку на обратный звонок или позвоните нам по номеру (831) 2-333-666. Мы на связи.

0 комментариев

Вам может быть интересно

Изменения в формах статистической отчетности в 2022 году | Статья Лад
15 сентября 2022 258

Изменения в формах статистической отчетности в 2022 году

Рассказываем, на что обратить внимание при составлении и подаче отчетов по статистике в текущем году

#отчётность через интернет #законодательство #росстат #форма отчетности

Как стать партнером «Лад» и заработать вместе с нами? Предлагайте СБИС! | Статья Лад
08 сентября 2022 113

Как стать партнером «Лад» и заработать вместе с нами? Предлагайте СБИС!

Выбирайте подходящую схему сотрудничества и присоединяйтесь к нашей партнерской программе. Подробности читайте в материале

#отчётность через интернет #эдо #полезные советы

Как оформить первичные документы при УСН | Статья Лад
01 сентября 2022 278

Как оформить первичные документы при УСН

Читайте, как корректно оформлять первичку при уплате налогов на УСН и как это делать быстро с нашей помощью

#бухгалтерия и учёт #законодательство #эдо #фнс

ЭДО станет обязательным для маркировки молочной продукции с 01 сентября 2022 года | Статья Лад
25 августа 2022 382

ЭДО станет обязательным для маркировки молочной продукции с 01 сентября 2022 года

С осени текущего года вступают в действие основные обязанности для участников системы маркировки. Рассказываем, на что обратить внимание и как подготовиться

#законодательство #офд и онлайн-кассы #маркировка товаров #эдо

вернуться в блог

Подпишитесь на наш блог

пишем про отчетность, маркировку и полезные сервисы для бизнеса

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Политика конфиденциальности

Выберите удобный способ коммуникаций через WhatsApp
У меня есть приложение на компьютере перейти
Перейти в приложение WhatsApp на телефоне перейти
Отсканируйте QR-код камерой смартфона
Есть вопросы? Ответим через 40 секунд!
00:40,00

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение