пн.-пт. с 9:00 до 18:00
22 сентября 2022 1490
~ 3 мин на чтение
Нет времени читать?
Рассказываем, кто полностью перешел на КЭДО, какие кадровые документы можно оформлять только в электронном виде уже сейчас и как сделать систему максимально удобной и простой с помощью СБИС
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это создание, хранение и обмен цифровыми документами в сфере трудовых отношений без дублирования их на бумаге.
Подробнее о том, как перейти на КЭДО и работать с кадровыми документами в СБИС, расскажем в нашем материале, а также на бесплатном вебинаре 28 сентября.
Трудовой кодекс РФ определяет список документов, которые можно вести в электронной форме, не распечатывая. В перечень входят:
Исключения, которые необходимо оформлять на бумаге:
Последний пункт стоит особняком, расскажем о нем отдельно.
Электронный документооборот
Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.
узнать подробнееПока формат ведения этих кадровых документов можно назвать «гибридным». Так, работодатель может полностью перейти на электронный формат, если получено согласие всех сотрудников.
Если работник пока предпочитает прежний вариант, его трудовую необходимо вести на бумаге. За исключением случая, когда человек впервые трудоустраивается и не имеет предшествующего стажа. Тогда его согласие не требуется – трудовая книжка сразу заводится в электронном виде.
По общему правилу пока переход на электронный кадровый документооборот является добровольным как для организаций, так и для ИП. Но есть определенная категория участников КЭДО, которая уже завершила переход в июне 2022 года. Это работодатели, принявшие участие в эксперименте по внедрению кадрового ЭДО и решившие продолжить его использовать и после окончания тестового периода.
Если компания или ИП приняли такое решение, до 30.06 они были обязаны:
1. Утвердить порядок кадрового ЭДО и закрепить его во внутренних локальных актах;
2. Сообщить сотрудникам и получить их задокументированное согласие;
3. Выбрать и внедрить систему КЭДО;
4. Приобрести электронные подписи для персонала.
Этот алгоритм относится ко всем компаниям, которые решили перейти на КЭДО. При этом затраты на организацию процесса несет компания-работодатель – государственных субсидий не предусмотрено.
Внедрение ЭДО в трудовых отношениях – это шаг, который может заметно упростить жизнь компании.
1. Экономия денег. С вас снимаются регулярные расходы на офисную бумагу, организацию и хранение громоздкого архива, утилизацию устаревших документов.
2. Экономия времени. Не нужно искать документы в ящиках и папках: электронные файлы всегда под рукой и автоматически распределены по разделам.
3. Полный порядок в документах. Больше автоматизации, а значит, меньше ошибок, вопросов контролирующих органов и штрафов.
4. Надежность хранения. Ни один человек без специальных прав доступа не сможет прочитать, скопировать или удалить данные.
5. Работа с удаленными сотрудниками. Нет необходимости вызывать работника в офис для подписи каждой бумажки или дожидаться, пока Почта России доставит письмо: электронная подпись позволяет мгновенно подписывать цифровые документы. По значимости они ни в чем не уступают бумажным.
Работодатель может сам выбрать тип системы для кадрового документооборота – вполне законно использование уже имеющейся у вас ИС. Подробнее об этом написано в ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ.
Мы предлагаем воспользоваться СБИС КЭДО. Благодаря ему без дублирования на бумаге можно подписывать более 160 типов кадровых документов. Сервис полностью законен, быстро настраивается, не требует специальной подготовки сотрудников для использования, а еще интегрируется с вашей учетной системой, если вы не планируете полностью переходить на СБИС.
Благодаря расширению «Интеграция с 1С: ЗУП 8» специалисту по кадрам больше не придется формировать документы в СБИС вручную. Создавайте их привычным образом в 1С, а с помощью готового решения выбирайте нужные вложения и выгружайте их в СБИС для подписи.
Если у вас остались вопросы по ведению кадрового учета в электронном виде, вы можете получить разъяснения специалистов на нашем бесплатном вебинаре 28 сентября. Регистрируйтесь по ссылке.
Чтобы подключить СБИС КЭДО, оставьте заявку на обратный звонок или позвоните нам по номеру (831) 2-333-666. Мы на связи.
0 комментариев
Вам может быть интересно
ФСС и ПФР объединились с 2023 года: новое в учете и отчетах
ФСС и ПФР объединились в новый фонд – Социальный фонд России. Разбираемся, что нового появилось в схеме страховых выплат и сдачи отчетов юридическими лицами и ИП
Ценопад: подключайте отчетность за половину стоимости
Дарим скидку 50% на сервис электронной отчетности в январе 2023 года