14 апреля 2022  211

Кадровый архив электронных документов в 2022 году

автоматизация сбис эдо полезные советы

Сафронов Михаил

Сафронов Михаил

руководитель отдела по работе с клиентами

~ 4 мин на чтение
Нет времени читать?

Отправить статью на почту

Как, зачем, сколько времени хранить электронные кадровые документы и как получить КЭДО на год бесплатно

В 2021 году применять кадровый электронный документооборот (КЭДО) разрешили всем работодателям. Это значит, что в электронном виде можно, а в некоторых случаях и нужно, оформлять не только графики отпусков, приказы и локальные акты, но и трудовые книжки, больничные, приказы о приеме на работу. В обязательном бумажном виде остается небольшое количество документов, например приказ об увольнении.

У электронного кадрового архива много плюсов для компании: документы не потеряются, не перепутаются, не займут много места в офисе.

Разбираемся, как его организовать, чтобы использовать все преимущества и не получить ни одного минуса.

А первым десяти обратившимся мы дарим КЭДО на год: просто заполните заявку на обратный звонок на сайте или позвоните нам сами: (831) 2-333-666. Оплатить нужно только индивидуальные доработки, если они понадобятся.

Электронный документооборот

Электронный документооборот

Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.

узнать подробнее

Зачем хранить электронные кадровые документы

Основных причин две:

1. Чтобы предоставлять их по требованию в ФНС или Государственную инспекцию труда;

2. Не получить штраф за неправильное хранение и не проиграть трудовой спор из-за отсутствия необходимого документа.

Штрафы за неправильное хранение и/или утерю документов

В КоАП предусмотрено:

  • 10 тыс. руб. – для обычной организации за полную потерю документа;
  • до 300 тыс. руб. – для АО, страховых компаний, банков за утрату документов, напрямую относящихся к их профессиональной деятельности.

Как хранить электронные кадровые документы

Прямое требование к коммерческим юрлицам и индивидуальным предпринимателям организовывать кадровый архив отсутствует. В то же время есть обязанность сохранять кадровую документацию в течение сроков, определенных нормами архивного дела.

Варианты хранения

1. В «облаке»;

2. На локальном ПК;

3. Гибридный вариант: «облачное» хранилище дублируется копией на компьютере.

Мы рекомендуем последний вариант, так как он обеспечивает наивысшую сохранность и гарантированный доступ к информации независимо от подключения к интернету или поломки конкретного компьютера в офисе.

Что бы вы ни выбрали, любой вариант можно реализовать со СБИС Архив.

Порядок в архиве

Организация хранения информации важна для электронного архива не меньше, чем для бумажного. Чтобы ваше хранилище было не хаотичным комплектом файлов, а стройной системой, где все понятно, установите СБИС Архив. Сервис самостоятельно распределит документы по папкам и организует реестр.

Предположим, вы решили отказаться от услуг СБИС. Доступ к архиву сохранится, и файлы можно будет открыть в офисной программе.

Безопасность хранения

Благодаря СБИС посторонние лица не смогут получить доступ к вашим документам. Открыть, сделать копию или стереть файл сможет исключительно сотрудник с соответствующим уровнем доступа, который легко настраивается в системе.

Кроме того, вы всегда сможете отследить историю изменения файлов.

Сколько времени нужно хранить электронные кадровые документы

Сроки регулирует приказ Росархива №236 от 20 декабря 2019 года. Если документ подписали до 19 февраля 2020 года, то приказ Минкульта №55 от 25 августа 2010 года и приказ Главархива СССР от 15 августа 1988 года.

Перечислим некоторые требования:

  • трудовой договор, приказ о приеме, увольнении, переводе, личная карточка сотрудника, гражданско-правовые договоры с физическими лицами и акты оказанных услуг – 50 лет;
  • журнал инструктажа по охране труда – 45 лет;
  • согласие на обработку личных данных – три года после окончания срока его действия;
  • штатное расписание – бессрочно;
  • табель учета рабочего времени, журнал приказов об отпусках – пять лет;
  • графики отпусков, уведомления о выборе формы трудовой книжки – три года.

Как и зачем уничтожать электронные документы

Роскомнадзор может обвинить в хранении лишних сведений, контролирующие органы могут просматривать документы, срок хранения которых уже закончился. Поэтому мы рекомендуем избавляться от данных, в которых нет нужды для бизнеса и для соблюдения требований законодательства.

Схема законного уничтожения ненужных электронных документов:

1. Проверить даты и отметить те, чей срок хранения подошел к концу.

2. Заполнить для них протокол экспертной комиссии о возможности уничтожения. Если такой комиссии нет, этим занимается кадровик.

3. Сформировать акт об уничтожении и удалить файлы.

Ошибки хранения кадровых электронных документов

1. Неверное определение даты, с которой отсчитывается срок хранения

Срок отсчитывается с 1 января года, который следует за годом завершения документа. Год завершения – тот, когда утрачена актуальность. Например, трехлетний период хранения графика отпусков на 2022 год считается с 1 января 2023 года, а не 2022-го.

2. Различные сроки в одном комплекте

Например, договоры и дополнительные соглашения к ним хранятся одинаковое количество лет.

3. Уничтожение бумажного оригинала после сканирования, до истечения срока его хранения

Сроки хранения относятся к оригиналам, а не к копиям. Поэтому бумажный архив хранится до истечения времени его действия, даже если оцифрован.

Электронный оригинал создается в цифровой форме и заверяется ЭП. Аналогично: если вы распечатали бумажную копию, удалять раньше времени цифровой оригинал не следует.

4. Избыточное хранение

Старые графики отпусков, которые вам уже не нужны, могут быть чреваты солидными штрафами - до 30-50 тыс. руб. за каждого сотрудника - для фирмы, если контролирующие органы увидят в них нарушения трудового законодательства. Например, если отпуск был короче положенного или работник «накопил» отпускные дни.

Преимущества электронного кадрового архива

1. Юридическая значимость

Благодаря электронной подписи документы легальны. Даже если сертификат ЭП уже не действует, файл имеет силу, так как на нем есть отметка о дате подписания, когда он был актуален. Если вы работаете в СБИС, эту отметку можно сделать видимой на документе.

2. Защищенность

- Информация хранится на надежных серверах, это безопаснее, чем на компьютере, даже запароленном, в том числе с точки зрения защиты от вирусов.

- Потерять, подделать или украсть сведения невозможно, зато легко удалить при необходимости.

3. Единый формат

Сейчас это PDF/A, который соответствует международным и российским стандартам.

До 01.03.2023 Минтруд, Минкомсвязь и Росархив должны написать общие требования к составу и форматам электронных документов в области трудовых отношений.

4. Удобство использования

- СБИС Архив автоматически заполняет папки – не имеет значения, сколько у компании филиалов, будет полный порядок.

- Поиск происходит за несколько секунд: не нужно переворачивать весь бумажный архив, чтобы найти нужный приказ.

Если у вас есть вопросы по теме или вы хотите получить КЭДО на год бесплатно, оставьте заявку через форму на сайте или звоните прямо сейчас. Мы на связи по телефону (831) 2-333-666.

0 комментариев

Вам может быть интересно

Проактивные выплаты пособий с января 2022 года | Статья Лад
12 мая 2022 274

Проактивные выплаты пособий с января 2022 года

Как изменился порядок взаимодействия работодателя и Фонда социального страхования при назначении и выплате пособия. Читайте статью и смотрите запись вебинара СБИС

#автоматизация сбис #законодательство #фсс #электронные больничные

Как сохранить вычет по НДС и проверить контрагентов | Статья Лад
05 мая 2022 417

Как сохранить вычет по НДС и проверить контрагентов

Налоговые проверки, штрафы, отказ в вычете по НДС – последствия недостаточной информации о надежности деловых партнеров. Рассказываем, как убедиться в добросовестности контрагентов и обезопасить свой бизнес

#автоматизация сбис #проверка контрагентов #полезные советы #фнс

Как подготовиться к проверкам в 2022 году | Статья Лад
28 апреля 2022 256

Как подготовиться к проверкам в 2022 году

Правительство наложило мораторий на часть проверок бизнеса в 2022 году. Но это не значит, что отменяются все контрольные мероприятия. Рассказываем, как подойти к ним полностью подготовленными с помощью СБИС

#автоматизация сбис #законодательство #всё о компаниях и клиентах

Экономьте на бумажных чеках со СБИС | Статья Лад
21 апреля 2022 185

Экономьте на бумажных чеках со СБИС

ФНС временно не будет штрафовать за отсутствие бумажного чека, если отправлен электронный. Рассказываем, как настроить СБИС, чтобы сократить траты расходников в разы

#обучение сбис #автоматизация сбис #фнс

вернуться в блог

Подпишитесь на наш блог

пишем про отчетность, маркировку и полезные сервисы для бизнеса

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Политика конфиденциальности

Есть вопросы? Ответим через 40 секунд!
00:40,00

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение