04 февраля 2022  101

Электронный документооборот: быстро, надежно, эффективно

обучение сбис автоматизация сбис эдо

Шмаков Дмитрий

Шмаков Дмитрий

Эксперт по ЭДО

~ 2 мин на чтение
Нет времени читать?

Отправить статью на почту

Делимся успешным кейсом внедрения электронного документооборота в АО «Теплоэнерго» — компании с большим количеством сотрудников и контрагентов, среди которых не только юридические, но и физические лица

Заказчик настройки ЭДО

АО “Теплоэнерго” — крупнейший нижегородский поставщик тепла.

Количество сотрудников: более 1000.

Количество контрагентов, работающих в СБИС: более 4000, из них около 100 – с географией по всей России. Среди них – и юридические, и физические лица.

Участники документооборота: более 100 – руководители, сотрудники управления по работе с потребителями (выставление счетов, прием обращений), сотрудники юридического отдела, бухгалтерия, специалисты. Причем число пользователей постоянно растет.

Запрос на исходящий ЭДО: повысить скорость и качество взаимодействия с контрагентами, снизить поток запросов в центр обслуживания клиентов.

Запрос на входящий ЭДО: прием обращений от потребителей, прием актов технической готовности перед пуском тепла, оперативное проведение сверок взаиморасчетов.

Специфический запрос компании-поставщика тепла организациям и населению: расчеты в компании происходят ежемесячно. В момент подготовки объектов к пуску тепла в период с августа по октябрь с ДУКами и ТСЖ идет обмен актами технической готовности. Перевести весь объем документации в электронный вид также было важной задачей. «Теплоэнерго» был необходим дополнительный инструмент для снижения затрат на отправку и получение документации, ускорения и оптимизации этого процесса.

К тому же, на основании подтвержденных (полученных) комплектов электронных документов юридический отдел стал более оперативно взыскивать задолженность с неплательщиков.

Электронный документооборот

Электронный документооборот

Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.

узнать подробнее

Реализация ЭДО

Для реализации электронного документооборота было выбрано решение СБИС ЭДО от компании «Лад», так как:

1.Часть подразделений АО «Теплоэнерго» уже работали с этим инструментом, интерфейс программы был привычен и понятен;

2.Обеспечивалась работающая интеграция с 1С;

3.Большое количество контрагентов использовали СБИС;

4.Устраивала стоимость внедрения решения.

Еще одно преимущество сотрудничества с «Лад» – сопровождение: клиент не остается один на один с системой после тестового или демонстрационного периода, что является распространенной практикой на рынке. Были выявлены потребности предприятия, особенности автоматизации процессов и изучены корпоративные правила. Предложено решение по интеграции систем и процессов, которые первыми переведены в электронный вид. Техподдержка реализована в круглосуточном режиме.

Особенности реализации

Основная сложность заключалась в технической стыковке. У «Теплоэнерго» есть несколько баз, где ведутся расчеты и учет ответов на обращения. Их необходимо было синхронизировать, а также учесть требование юротдела, который настаивал на подписании предварительного соглашения о переходе на ЭДО – обмен документами должен был впоследствии идти только на основании этого признака.

Так как подразделения организации территориально распределены, требовалось обеспечить техническую защиту информации.

Сроки реализации

Внедрение ЭДО на предприятии заняло полгода, не считая последующих доработок для увеличения объемов отправок.

Летом 2016 года АО “Теплоэнерго” совместно с «Лад» провело ряд встреч с ДУКами и ТСЖ, объясняя преимущества перехода на электронный документооборот и оптимальных способах подключения к СБИС ЭДО.

Переход на ЭДО был постепенным, в первую очередь решалась задача перевода бюджетных организаций, ДК, ТСЖ, далее – юрлиц и собственников помещений.

Полный переход реализован в течение двух лет с начала технической стыковки.

Если у вас есть вопросы по нюансам данного кейса или вы хотите подключить к ЭДО вашу компанию, позвоните по номеру (831) 2-333-666 или закажите обратный звонок. Мы обязательно поможем.

0 комментариев

Вам может быть интересно

Проактивные выплаты пособий с января 2022 года | Статья Лад
12 мая 2022 274

Проактивные выплаты пособий с января 2022 года

Как изменился порядок взаимодействия работодателя и Фонда социального страхования при назначении и выплате пособия. Читайте статью и смотрите запись вебинара СБИС

#автоматизация сбис #законодательство #фсс #электронные больничные

Как сохранить вычет по НДС и проверить контрагентов | Статья Лад
05 мая 2022 417

Как сохранить вычет по НДС и проверить контрагентов

Налоговые проверки, штрафы, отказ в вычете по НДС – последствия недостаточной информации о надежности деловых партнеров. Рассказываем, как убедиться в добросовестности контрагентов и обезопасить свой бизнес

#автоматизация сбис #проверка контрагентов #полезные советы #фнс

Как подготовиться к проверкам в 2022 году | Статья Лад
28 апреля 2022 256

Как подготовиться к проверкам в 2022 году

Правительство наложило мораторий на часть проверок бизнеса в 2022 году. Но это не значит, что отменяются все контрольные мероприятия. Рассказываем, как подойти к ним полностью подготовленными с помощью СБИС

#автоматизация сбис #законодательство #всё о компаниях и клиентах

Экономьте на бумажных чеках со СБИС | Статья Лад
21 апреля 2022 185

Экономьте на бумажных чеках со СБИС

ФНС временно не будет штрафовать за отсутствие бумажного чека, если отправлен электронный. Рассказываем, как настроить СБИС, чтобы сократить траты расходников в разы

#обучение сбис #автоматизация сбис #фнс

вернуться в блог

Подпишитесь на наш блог

пишем про отчетность, маркировку и полезные сервисы для бизнеса

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Политика конфиденциальности

Есть вопросы? Ответим через 40 секунд!
00:40,00

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение