04 февраля 2022  433

Электронный документооборот: быстро, надежно, эффективно

обучение сбис автоматизация сбис эдо

Шмаков Дмитрий

Шмаков Дмитрий

Эксперт по ЭДО

~ 2 мин на чтение
Нет времени читать?

Отправить статью на почту

Делимся успешным кейсом внедрения электронного документооборота в АО «Теплоэнерго» — компании с большим количеством сотрудников и контрагентов, среди которых не только юридические, но и физические лица

Заказчик настройки ЭДО

АО “Теплоэнерго” — крупнейший нижегородский поставщик тепла.

Количество сотрудников: более 1000.

Количество контрагентов, работающих в СБИС: более 4000, из них около 100 – с географией по всей России. Среди них – и юридические, и физические лица.

Участники документооборота: более 100 – руководители, сотрудники управления по работе с потребителями (выставление счетов, прием обращений), сотрудники юридического отдела, бухгалтерия, специалисты. Причем число пользователей постоянно растет.

Запрос на исходящий ЭДО: повысить скорость и качество взаимодействия с контрагентами, снизить поток запросов в центр обслуживания клиентов.

Запрос на входящий ЭДО: прием обращений от потребителей, прием актов технической готовности перед пуском тепла, оперативное проведение сверок взаиморасчетов.

Специфический запрос компании-поставщика тепла организациям и населению: расчеты в компании происходят ежемесячно. В момент подготовки объектов к пуску тепла в период с августа по октябрь с ДУКами и ТСЖ идет обмен актами технической готовности. Перевести весь объем документации в электронный вид также было важной задачей. «Теплоэнерго» был необходим дополнительный инструмент для снижения затрат на отправку и получение документации, ускорения и оптимизации этого процесса.

К тому же, на основании подтвержденных (полученных) комплектов электронных документов юридический отдел стал более оперативно взыскивать задолженность с неплательщиков.

Электронный документооборот

Электронный документооборот

Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.

узнать подробнее

Реализация ЭДО

Для реализации электронного документооборота было выбрано решение СБИС ЭДО от компании «Лад», так как:

1.Часть подразделений АО «Теплоэнерго» уже работали с этим инструментом, интерфейс программы был привычен и понятен;

2.Обеспечивалась работающая интеграция с 1С;

3.Большое количество контрагентов использовали СБИС;

4.Устраивала стоимость внедрения решения.

Еще одно преимущество сотрудничества с «Лад» – сопровождение: клиент не остается один на один с системой после тестового или демонстрационного периода, что является распространенной практикой на рынке. Были выявлены потребности предприятия, особенности автоматизации процессов и изучены корпоративные правила. Предложено решение по интеграции систем и процессов, которые первыми переведены в электронный вид. Техподдержка реализована в круглосуточном режиме.

Особенности реализации

Основная сложность заключалась в технической стыковке. У «Теплоэнерго» есть несколько баз, где ведутся расчеты и учет ответов на обращения. Их необходимо было синхронизировать, а также учесть требование юротдела, который настаивал на подписании предварительного соглашения о переходе на ЭДО – обмен документами должен был впоследствии идти только на основании этого признака.

Так как подразделения организации территориально распределены, требовалось обеспечить техническую защиту информации.

Сроки реализации

Внедрение ЭДО на предприятии заняло полгода, не считая последующих доработок для увеличения объемов отправок.

Летом 2016 года АО “Теплоэнерго” совместно с «Лад» провело ряд встреч с ДУКами и ТСЖ, объясняя преимущества перехода на электронный документооборот и оптимальных способах подключения к СБИС ЭДО.

Переход на ЭДО был постепенным, в первую очередь решалась задача перевода бюджетных организаций, ДК, ТСЖ, далее – юрлиц и собственников помещений.

Полный переход реализован в течение двух лет с начала технической стыковки.

Если у вас есть вопросы по нюансам данного кейса или вы хотите подключить к ЭДО вашу компанию, позвоните по номеру (831) 2-333-666 или закажите обратный звонок. Мы обязательно поможем.

0 комментариев

Вам может быть интересно

ФСС и ПФР объединились с 2023 года: новое в учете и отчетах | Статья Лад
26 января 2023 4709

ФСС и ПФР объединились с 2023 года: новое в учете и отчетах

ФСС и ПФР объединились в новый фонд – Социальный фонд России. Разбираемся, что нового появилось в схеме страховых выплат и сдачи отчетов юридическими лицами и ИП

#автоматизация сбис #отчётность через интернет #бухгалтерия и учёт #законодательство #фсс #пфр

Ценопад: подключайте отчетность за половину стоимости | Статья Лад
19 января 2023 984

Ценопад: подключайте отчетность за половину стоимости

Дарим скидку 50% на сервис электронной отчетности в январе 2023 года

#отчётность через интернет #управление бизнес-процессами #полезные советы

Какие электронные подписи будут работать в 2023 году | Статья Лад
12 января 2023 829

Какие электронные подписи будут работать в 2023 году

Рассказываем, какие разновидности электронных подписей бизнес вправе использовать в 2023 году, как выбрать и выпустить подходящий вариант с нашей помощью

#отчётность через интернет #электронная подпись #фнс

Маркировка одежды в 2023 году: что изменится и как подготовиться | Статья Лад
29 декабря 2022 373

Маркировка одежды в 2023 году: что изменится и как подготовиться

Список видов одежды, подлежащей обязательной маркировке, собираются заметно увеличить с 01.06.2023. Подробности о планах, новых этапах и необходимых инструментах — в нашем материале

#автоматизация сбис #маркировка товаров #интеграция сбис

вернуться в блог

Подпишитесь на наш блог

пишем про отчетность, маркировку и полезные сервисы для бизнеса

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Политика конфиденциальности

Выберите удобный способ коммуникаций через WhatsApp
У меня есть приложение на компьютере перейти
Перейти в приложение WhatsApp на телефоне перейти
Отсканируйте QR-код камерой смартфона
Есть вопросы? Ответим через 40 секунд!
00:40,00

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение