Электронные больничные: оформляем просто со СБИС

До конца 2021 года разрешается оформлять как бумажные, так и электронные больничные листки. С начала 2022 года единственной разрешенной формой станет цифровая. Осталось совсем немного времени, чтобы подготовиться к нововведениям, если вы пока придерживаетесь старой схемы.

Разбираемся в особенностях заполнения «цифровых» БЛ в системе СБИС: подготовили для вас подробную письменную и видеоинструкцию. С нашими сервисами документы компании всегда будут в полном порядке: заполнены четко, вовремя, в полном соответствии с требованиями законодательства и без лишних усилий.

Электронный документооборот

Сервис мгновенного обмена электронными документами внутри компании и с контрагентами. Интегрируется в любую учетную систему, экономит время, избавляет от бумажных документов, повышает информационную безопасность.

узнать подробнее

Чем электронные больничные отличаются от бумажных

Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.

Больничный, оформленный в СБИС, удобнее и надежнее бумажного:

• защищен ЭП и самим сервисом от потери, порчи или подделки;
• заполняется и проверяется автоматически: система подставляет СНИЛС, стаж, показатель дневного заработка – всю необходимую информацию о работнике;
• освобождает от громоздкого архива, ручного учета и походов в ФСС;
• ускоряет выплату, так как данные напрямую уходят в ведомство.

Как работает электронный больничный

1. Врач сообщает сотруднику организации номер.

2. Тот передает его работодателю.

3. Бухгалтер создает БЛ в СБИС и вводит номер. ФСС присылает готовый документ.

4. Производится расчет на основе информации из учетной системы, создает реестр сведений и передает в фонд вместе с больничным.

5. Лицо получает прямую выплату.

Особенности БЛ в 2021 и 2022 годах

Работодатель по-прежнему оплачивает первые три дня временной нетрудоспособности, а также дополнительные выходные по уходу за детьми-инвалидами и пособия на погребение. Остальное напрямую выплачивает ФСС.

Что изменилось:

• можно продлить электронный БЛ бумажным (и наоборот);
• можно оформить БЛ в электронной форме дистанционно, если есть опасность распространить опасную болезнь;
• можно завести один электронный БЛ для нескольких работодателей, если сотрудник совмещает.

Кроме того, введены правила по исправлению ошибок в ЭЛН: после коррекции документ заново отправляется в фонд с объяснением причины, подписывается ЭП главбуха и руководителя организации.

С 1 января 2022 года оформить лист нетрудоспособности за редкими исключениями, которые утвердит правительство РФ, можно будет только в электронном виде. По запросу пациенту могут предоставить выписку из ЭЛН – ее форму определит ФСС.

Как оформить ЭЛН в СБИС

Подготовительный этап

1. Оформите усиленную квалифицированную ЭП.

2. Пройдите регистрацию в системе «Соцстрах» и заключите соглашение с ФСС.

3. На сайте фонда зайдите в ЛК, создайте учетную запись юридического лица на Госуслугах, заполните поля о вашей организации и прочитайте инструкцию.

4. Направьте в ваше отделение фонда соглашение об информационном обмене.

5. Подключитесь к любому тарифу СБИС Отчетность через интернет для получения и передачи данных по выплатам. Если лицензия уже куплена, можно сразу начинать работу с ЭЛН.

Пошаговая инструкция

1. Запрашиваем ЭЛН через СБИС.

Необходимый раздел зависит от конфигурации, например, в «Отчетность и ЭДО» заходим в «Отчетность»; в «Предприятие» — в «Учет».

Выбираем сотрудника, вводим номер ЭЛН, запрашиваем в ФСС. Обычно ответ приходит уже в течение пары минут.

2. Заполняем показатели для расчета.

• Открываем полученный больничный.
• Проверяем данные и куда будут переведены деньги.
• Заполняем строки на вкладке «Пособие».
• Нажимаем «Отправить расчет».

3. Отсылаем реестр сведений для выплаты физлицу.

Если расчет принят, реестр будет выслан через СБИС Онлайн за исключением случаев:

• получен отрицательный протокол;
• в первичном ЛН указан период нетрудоспособности меньше трех дней (включая третий) и не указан период выплаты пособия за счет ФСС;
• в поле «Иное» установлен статус нетрудоспособного «умер»;
• указана причина нетрудоспособности «04 - несчастный случай на производстве» или «07 - проф. заболевание» — для них не предусмотрена отправка реестра в «цифре»;
• в настройках отключена автоматическая отправка реестров.

Проверить, что реестр ушел адресату, можно в ленте событий. Кликните на текущий статус больничного.

4. Проверяем отправку.

Если ФСС не обнаружит ошибок и пришлет положительный ответ, в документе появится статус:

«Больничный сдан» — если послан только расчет;

«Отчет сдан» — если отправлялся реестр сведений.

5. Корректируем.

Если вы сами или контролирующие органы нашли ошибку, откройте больничный и нажмите «Изменить». Отметьте флажком «Корректировка».

Если пособие еще не переведено, в поле «Для электронного больничного» выберите один из пунктов.

Заполните «Причину исправления».

Исправьте необходимые параметры. Нажмите “Отправить расчет”.

Если деньги уже пришли, жмем “Обновить данные больничного листа”.

В полях «Для пилотного проекта» и «Для электронного больничного» выберите один из пунктов. Исправьте, далее кнопка “Отправить расчет”.

Готово.

Также предлагаем посмотреть видеоинструкцию: в ней все шаги проиллюстрированы примерами.

Подключите СБИС и будьте уверены, что ваш бизнес готов ко всем законодательным изменениям. Экономьте время, силы и средства с нами! Для этого оставьте заявку на обратный звонок или позвоните по телефону (831) 2-333-666. Мы рады ответить на все вопросы.