Первичные учетные документы: создаем и храним правильно

На основе первичной учетной документации, или первички, ведется бухучет, формируются многие отчеты. Согласно закону о бухучете, все факты хозжизни отражаются в первичном учетном документе. Он оформляется либо непосредственно при совершении операции, либо сразу после того, как она закончилась.

Первичка – объект проверки ФНС: на каждую операцию должен быть отдельный первичный документ, иначе отчетность будет считаться некорректной, а налоги — рассчитанными неправильно.

Каждому типу операции соответствует своя первичка: акты об оказании услуг, накладные, кассовые ордера и так далее. Они всегда должны быть в наличии для предъявления контролирующим органам по запросу.

Удобное решение для бизнеса – СБИС Бухгалтерия. Налоговый, кадровый и бухгалтерский учет, расчет зарплаты – все автоматизировано, четко, понятно не только продвинутым пользователям, но и начинающим. Со СБИС Бухгалтерией вы будете уверены, что ни один файл не пропущен, отчетность подготовлена по всем правилам и в срок.

Цена решения — от 170 руб. в месяц, при этом техническая поддержка предоставляется бесплатно. Если есть сомнения, через форму на сайте можно записаться на индивидуальную презентацию и оценить целесообразность СБИС Бухгалтерии для бизнеса.

Электронная отчетность

Сервис передачи отчетов в контролирующие органы через интернет. Скорость, конфиденциальность и защищенность, автоматическая проверка перед отправкой.

узнать подробнее

Формы первички

Большинство организаций может создать формы самостоятельно и закрепить их в учетной политике. Однако на практике многие продолжают пользоваться образцами, разработанными Госкомстатом, адаптировав их под себя.

В любом случае существуют обязательные законодательные требования к содержанию первички:

• название;
• дата создания;
• название компании;
• суть факта хозжизни;
• показатели в натуральном и денежном выражении (рубли, единицы);
• должности сотрудников, которые несут ответственность за операцию и корректность ее документального отражения;
• подписи этих работников с расшифровкой (Ф. И. О.).

Для путевых листов и некоторых других бумаг могут действовать дополнительные требования.

Утвержденные типы первички должны использоваться не меньше года — до утверждения новой учетной политики.

Бумажная или «цифровая» первичка?

На сегодняшний момент вы можете выбрать удобную форму, причем электронная становится все более распространенной. Внимание: если электронный документ двусторонний или многосторонний, заверить его ЭЦП должны все стороны – ручная подпись невозможна. Если у кого-то из участников ЭЦП нет, придется оформлять бумажный вариант с ручными подписями чернилами определенных цветов – синего, фиолетового или черного. Факсимиле (клише-печать) не допускается.

Если вы приняли решение вести учет в электронном виде, то онлайн-бухгалтерия от СБИС решит все вопросы с ЭДО — просто и удобно.

В каких случаях допускается использование исключительно унифицированных форм?

• При транспортировке груза автомобильным транспортом — только транспортная накладная, которую правительство РФ утвердило в апреле 2011 года.
• При проведении расчетов в безналичной форме 0151 расчетные документы, предусмотренные банковским законодательством.
• Кассовая документация: приходные и расходные ордеры, книга учета принятых и выданных кассиром денег, кассовая книга, платежные и расчетно-платежные ведомости.

В рублях или в иностранной валюте?

Вся первичка независимо от типа должна оформляться в рублях. Если цена отражена в иностранной валюте, ее необходимо перевести в рубли по актуальному курсу. Допускается оформление двух вариантов: на иностранном языке в иностранной валюте, если это нужно, например, для контрагента, и на русском – по требованиям местного законодательства.

Как исправлять ошибки в первичке

Если некорректные сведения выявлены уже после приемки документа к учету, удалить его и создать новый нельзя – допускается лишь исправление имеющегося. Это не относится к счетам-фактурам и универсальным передаточным документам: для них есть формы корректировки.

Чтобы исправить бумажный документ:

1. Зачеркните одной линией ошибочный текст (цифру), при этом исправленное должно легко читаться.

2.Сверху надпишите верные сведения.

3.Засвидетельствуйте их словом «Исправлено» и подписями сотрудников, которые оформили исправленный документ (Ф. И. О.). Укажите дату, когда изменения внесены.

Чтобы исправить электронный файл:

1. Разработайте механизм правок.
2. Зафиксируйте их в учетной политике.
3. Внесите правки.

Заверение первички печатью

В общем случае печать необязательна. Перечислим исключения:

1. Документы, чья форма определена нормами, которые не относятся к бухучету. Например, расчетные (платежные).
2. При использовании применявшихся ранее унифицированных форм, если в них не вносятся изменения, так как в них есть реквизит печати.
3. Если реквизит печати для документа, разработанного организацией самостоятельно, прописан в учетной политике.

Мы рекомендуем использовать печать, так как это защищает документацию от фальсификации, помогает определить организацию и полномочия ее доверенных лиц.

Как хранить первичку

По действующему законодательству, бумажные первичные документы, которые применяются в актуальной деятельности, до отправки в архив необходимо хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность сотрудников, уполномоченных главбухом. Архив может быть как своим, так и сторонним - от специализированной организации.

В электронном виде хранение возможно, если документы подписаны ЭЦП, есть средства для просмотра и проверки подлинности подписи.

Рекомендуется прописывать правила хранения и отправки в архив в локальных актах компании.

Срок хранения

Чаще всего для документов налогового и бухучета он составляет пять лет, для данных по личному составу и для расчета пенсии — от 50 до 75 лет.

Если документ потерян

1.Расследуйте причину. Для этого собирают комиссию, иногда с привлечением госорганов.

2.Составьте акт по итогам расследования.

3.Если документ не нашелся, восстановите его, отправив письменные запросы контрагентам, кредитным организациям и ФНС о предоставлении копии.

4.Если часть информации восстановлению не подлежит, составьте акт и объясните в нем причины.

5.Сохраните подтверждения факта расследования и восстановительных действий (акты, запросы и так далее).

Штрафы за отсутствие первички

В одном налоговом периоде — 10 000 руб.;

• в нескольких — на 30 000 руб.;
• за нарушение, приведшее к занижению налоговой базы, — 20% от недоплаченного налога (взноса), но не меньше 40 000 руб.;
• за непредоставление первички по запросу контролирующих органов — 200 руб. за один документ.

Кроме того, предусмотрена административная ответственность до 50 000 руб. Сумма зависит от типа и последствий нарушения.

Чтобы подробнее познакомиться с темой, посмотреть вебинар «Бухгалтерский, налоговый, кадровый учет и расчет зарплаты в СБИС». Также вы можете позвонить по номеру (831) 2-333-666 или оставить заявку на обратный звонок. Ответим на все вопросы.