Как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году

Напомним, что цифровая версия трудовой книжки стала приходить на смену бумажной с 1 января 2020 года согласно закону №439-ФЗ. Сведения, которые в нее вносятся, все те же: время и места работы, занимаемые должности, основания для увольнения. Данные хранятся в зашифрованном виде в базе ПФР и используются для исчисления пенсии.

Электронная отчетность

Сервис передачи отчетов в контролирующие органы через интернет. Скорость, конфиденциальность и защищенность, автоматическая проверка перед отправкой.

узнать подробнее

Преимущества ЭТК

• Меньше работы с документами
• Сокращение бумажного архива
• Надежное хранение: данные невозможно фальсифицировать или потерять
• Возможность для сотрудника просмотреть онлайн в любое время: на сайте ПФР или в ЛК на Госуслугах
• Упрощение работы с персоналом на удаленке

Сроки и особенности перехода на ЭТК

С начала прошлого года переход на электронный формат обязателен для всех работодателей без исключения. До 31.10.2020 необходимо было уведомить сотрудников о необходимости выбрать форму ведения трудовика. Соответствующим заявлением работник либо сохранил за собой бумажную трудовую, либо согласился на цифровую форму. В первом случае работодатель дублирует всю информацию в Пенсионный фонд в цифровом формате.

Если заявление не было подано, сотруднику должны были выдать на руки его бумажный трудовик и перевести на ЭТК до начала этого года.

Отметим, что перейти на ЭТК, если человек устроился на работу до начала текущего года, можно в любой момент, а вот вернуться к бумажному не получится – это решение принимается насовсем. Если работник просит перевести его на электронную книжку, в бумажную вносится об этом запись, и она выдается на руки.

Для сотрудников, принятых на работу впервые после 31.12.2021, существует только один вариант ведения трудовика – электронный. Если вы принимаете на работу военного пенсионера, у которого раньше трудовой книжки не было, по его решению можно завести бумажную, так как по факту это не первое его место работы.

Как вести трудовую книжку в электронном виде

Для добавления сведений служит отчет «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Его нужно сдавать, если в организации изменился кадровый состав или сотрудник подал заявление о форме трудовой книжки.

Если у вас трудоустроено не больше 25 человек, подать отчет можно на бумаге. Для подачи в электронном виде необходима ЭЦП.

СБИС уже готова к работе с ЭТК

Для отправки отчетов онлайн потребуется система сдачи электронной отчетности.

СБИС соответствует всем требованиям современного законодательства, в том числе о работе с трудовыми книжками, формировании и подаче отчетов. Система в целом заточена на упрощение и цифровизацию документооборота: если у вас есть электронная подпись, с помощью СБИС можно заверять приказы, работать с заявлениями на отпуск, больничными, любыми кадровыми документами.

Когда сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

При приеме и увольнении форму нужно отправлять сразу же: не позднее рабочего дня, который следует за датой приказа.

Отчеты о переводах и поданных заявлениях отправляются каждый месяц, не позднее 15 числа.

Подробную инструкцию по формированию отчета можно прочитать в нашем материале.

Если у вас есть вопросы или нужна помощь с подключением и настройкой СБИС, оставьте заявку на сайте или позвоните по телефону (831) 2-333-666.

Наши менеджеры вас подробно проконсультируют и помогут подключить бесплатную демоверсию программы, благодаря которой вы сможете оценить ее функциональность и принять окончательное решение о покупке.