пн.-пт. с 9:00 до 18:00
01 апреля 2021 2441
~ 7 мин на чтение
Нет времени читать?
Собрали для вас рекомендации по срокам и способам хранения важной бухгалтерской документации: требования законодательства, общая таблица и полезное программное обеспечение
Время хранения в архиве отчетов и договоров регулируется несколькими источниками.
Сроки для многих документов по кадровому и банковскому учету, бумаг по оценке основных фондов и нематериальных активов содержатся в приказе Росархива №236 от 20.12.2019. Налоговую отчетность регулирует НК РФ. Он определяет пятилетний период хранения после того, как закончился налоговый период, когда документ действовал. Также необходимо учитывать законы о бухгалтерском учете и архивном деле.
В феврале текущего года до пяти лет продлили время хранения первичных документов налогового учета. Данные по НДС, основу для расчета налоговой базы и уплаты налогов тоже надлежит сохранять пять лет.
Электронная отчетность
Сервис передачи отчетов в контролирующие органы через интернет. Скорость, конфиденциальность и защищенность, автоматическая проверка перед отправкой.
узнать подробнее
Вид отчетности |
Сколько хранить |
Чем регулируется |
|
Бухгалтерские бумаги |
|||
Первичный учет |
Пять лет В случае споров или разногласий — до решения по делу |
П. 277 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 №236 (далее – Перечень) Ст. 29 закона №402-ФЗ |
|
Кассовые документы и книги |
|||
Банковские документы |
|||
Корешки чековых книжек |
|||
Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денег |
|||
Авансовые отчеты |
|||
Переписка |
|||
Кассовый чек и бланк строгой отчетности |
Шесть месяцев со дня выдачи в бумажном виде |
П. 8 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 №54-ФЗ |
|
Книга кассира-операциониста и иные документы, которые подтверждают расчеты с клиентами |
Пять лет |
Ч. 1 ст. 29 закона от 6.12.2011 №402-ФЗ |
|
Учетная политика |
Пять лет |
П. 267 Перечня |
|
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчеты о финансовых результатах и целевом использовании средств, приложения к ним |
Годовая – постоянно Промежуточная – пять лет |
П. 268 Перечня |
|
Расчет и уплата налогов и взносов |
|||
Налоговые декларации и расчеты, кроме расчета по страховым взносам |
Пять лет |
П. 310, 311 Перечня |
|
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом |
Пять лет |
П. 305, 312, 313 Перечня, п. 8 ст. 23 НК РФ |
|
Исчисление налогов и подтверждение расходов |
Пять лет |
П. 8 ст. 23 НК РФ Ст. 29 закона№ 402-ФЗ |
|
Подтверждение объемов понесенного убытка |
Период, по которому уменьшен налог |
||
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы |
Пять лет |
||
Материалы для подготовки жалобы по результатам выездной или камеральной проверки |
Десять лет |
||
Электронные файлы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы |
Пять лет |
||
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): |
П. 308 Перечня |
||
если делопроизводство закончено до конца 2002 года |
Пять лет (75 лет, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) |
||
если делопроизводство закончено после 1.01.2003 |
Пять лет (50 лет, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) |
||
Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов |
Шесть лет |
П. 309 Перечня |
|
Счета-фактуры |
Пять лет |
П. 317 Перечня, постановление правительства от 26.12.2011 №1137 |
|
Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним |
Четыре года с момента последней записи |
Постановление правительства от 26.12.2011 №1137 |
|
Материалы для применения налоговых льгот по региональным инвестиционным проектам |
Шесть лет |
П. 3 ст. 89.2 НК РФ |
|
По зарплате |
|||
Положения об оплате труда и премировании работников |
Пять лет |
П. 294 Перечня |
|
Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов |
Шесть лет |
П. 309 Перечня |
|
Реестры сведений о доходах физлиц |
Пять лет |
П. 313 Перечня |
|
Лицевые счета работников для документов, по которым: |
П. 296 Перечня |
||
Делопроизводство закончено до конца 2002 года |
75 лет |
||
Делопроизводство закончено после 1.01.2003 |
50 лет |
||
Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и так далее |
В течение шесть лет, если компания ведет лицевые счета работников. Если не ведет, 50 (75) лет. |
П. 295 Перечня |
|
Исполнительные листы |
Пять лет |
П. 299 Перечня |
|
Табели учета рабочего времени |
Пять лет |
П. 402 Перечня |
|
Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и иные данные о выплате пособий, премировании, пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи |
Пять лет |
П. 401, 405, 406 Перечня |
|
Подтверждение расчетов и уплаты взносов |
Шесть лет |
Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
|
По выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании сотрудников |
Пять лет |
П. 618, 633 Перечня |
|
Расходные ордера на санаторно-курортные путевки |
Пять лет |
П. 636 Перечня |
|
Кадровые документы |
|||
Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, назначении ответственных |
Постоянно |
П. 434 Перечня |
|
Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок |
Один год |
П. 381 Перечня |
|
Положения или инструкции по обработке персональных данных |
Бессрочно |
П. 440 Перечня |
|
Согласие на обработку персональных данных |
Три года истечения срока действия согласия или после отзыва |
П. 441 Перечня |
|
График отпусков |
Три года |
П. 453 Перечня |
|
О дисциплинарных взысканиях |
Три года |
П. 383 Перечня |
|
Заявки о потребности в иностранных гражданах |
Один год |
П. 377 Перечня |
|
О состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда |
пять лет |
П. 409 Перечня |
|
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий |
45 лет |
П. 424 Перечня |
|
Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам |
Пять лет |
П. 434 Перечня |
|
Приказы о направлении в командировку |
Пять лет |
П. 434 Перечня |
|
Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков |
Пять лет |
П. 300, 434 Перечня |
|
Договоры о материальной ответственности. Списки ответственных и образцы подписей |
Пять лет |
П. 279, 281, 282 Перечня |
|
Отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка периодических медосмотров |
Три года |
П. 635 Перечня |
|
Трудовые договоры и доп. соглашения к ним |
Если делопроизводство закончено до 1.01.2003, их нужно хранить 75 лет, если после, 50 лет |
П. 435 Перечня |
|
Приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты. Докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу |
П. 434 Перечня |
||
Подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении |
П. 449 Перечня |
||
Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним |
П.301 Перечня |
||
Личные дела и личные карточки работников |
П. 444, 445 Перечня |
||
Приказы об изменении анкетно-биографических данных |
П. 434 Перечня |
||
Уведомления, предупреждения персонала |
Три года |
П. 436 Перечня |
|
Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии |
Один год |
П. 451 Перечня |
|
Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) |
45 лет |
П. 423 Перечня |
|
По работе во вредных и опасных условиях – табели учета рабочего времени и приказов на командировки. |
50 (75) лет |
П. 410, 411, 414 Перечня |
|
Основные средства |
|||
Переоценка основных фондов и амортизация |
Пять лет после выбытия ОС или НМА |
П. 323 Перечня |
|
О списании ОС |
Пять лет после выбытия ОС или НМА. |
П. 323 Перечня |
|
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю |
Пять лет после выбытия имущества |
П. 325 Перечня |
|
УСН |
|||
Книги учета доходов и расходов на УСН |
Пять лет |
П. 318 Перечня |
|
Экспертно-аналитические документы |
|||
Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов |
10 лет |
П. 142 Перечня |
|
План финансово-хозяйственной деятельности |
|||
План финансово-хозяйственной деятельности хранится столько же, сколько бюджетная смета |
П. 243 Перечня |
||
по месту утверждения |
Пять лет |
||
по месту разработки |
Бессрочно |
||
Отчеты о выполнении планов ФХД |
П. 272 Перечня |
||
годовые |
Бессрочно |
||
квартальные |
Пять лет |
||
месячные |
Один год |
||
Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий |
Пять лет |
П. 262 Перечня |
|
Договоры и соглашения |
||
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого и движимого имущества |
По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и пять лет |
П. 94 Перечня |
Договор дарения (пожертвования) имущества |
До ликвидации организации |
П. 90 Перечня |
Договор лизинга |
Пять лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор хранится до принятия решения по делу |
П. 96 Перечня |
По залогу недвижимости |
10 лет с истечения срока действия договора. В случае спора хранить до принятия решения по делу |
П. 98 Перечня |
Договор мены недвижимости; движимого имущества |
До ликвидации организации; пять лет по истечении срока действия договора или до выполнения обязательств |
П. 99 Перечня |
Договор поручения: по недвижимому и движимому имуществу |
15 лет; 10 лет |
П. 101 Перечня |
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
10 лет |
П. 261 Перечня |
Если вы заметили, что законы диктуют разное время для одних и тех же пунктов, учитывайте то, что больше.
Чтобы бухгалтерия и финансы всегда были в порядке, мы рекомендуем скачать и установить на компьютер приложение СБИС Архив. Оно обеспечивает хранение файлов, которые отправлены из личного кабинета. Сервис не требует подключения к сети: сохраняйте файлы в формате *.xml или *.pdf и работайте с ними в самом приложении или в папке на диске.
Еще одно преимущество — экономия места в облаке СБИС Диск. Для этого приложение можно настроить на удаление файлов в облаке после их загрузки в локальный архив.
При подключении к интернету данные синхронизируются с online.sbis.ru. Новые файлы попадают в архив автоматически.
На компьютере можно установить одно приложение – оно поддерживает только один аккаунт. Для архивации сведений из разных ЛК потребуется установка СБИС Архив на разные ПК.
Если у вас остались вопросы, оставьте заявку через сайт или позвоните по номеру (831) 233-666. Наши специалисты проконсультируют по ведению и сдаче отчетности и помогут установить необходимые сервисы СБИС.
0 комментариев
Вам может быть интересно
ФСС и ПФР объединились с 2023 года: новое в учете и отчетах
ФСС и ПФР объединились в новый фонд – Социальный фонд России. Разбираемся, что нового появилось в схеме страховых выплат и сдачи отчетов юридическими лицами и ИП
Ценопад: подключайте отчетность за половину стоимости
Дарим скидку 50% на сервис электронной отчетности в январе 2023 года