01 апреля 2021 1571

Сроки хранения документов по учету и налогам

автоматизация сбис бухгалтерия и учёт форма отчетности

Сафронов Михаил

руководитель отдела по работе с клиентами

~ 7 мин на чтение
Нет времени читать?

Собрали для вас рекомендации по срокам и способам хранения важной бухгалтерской документации: требования законодательства, общая таблица и полезное программное обеспечение

Источники информации

Время хранения в архиве отчетов и договоров регулируется несколькими источниками.

Сроки для многих документов по кадровому и банковскому учету, бумаг по оценке основных фондов и нематериальных активов содержатся в приказе Росархива №236 от 20.12.2019. Налоговую отчетность регулирует НК РФ. Он определяет пятилетний период хранения после того, как закончился налоговый период, когда документ действовал. Также необходимо учитывать законы о бухгалтерском учете и архивном деле.

В феврале текущего года до пяти лет продлили время хранения первичных документов налогового учета. Данные по НДС, основу для расчета налоговой базы и уплаты налогов тоже надлежит сохранять пять лет.

Электронная отчетность

Сервис передачи отчетов в контролирующие органы через интернет. Скорость, конфиденциальность и защищенность, автоматическая проверка перед отправкой.

узнать подробнее

Сводная таблица

	Вид отчетности	Сколько хранить	Чем регулируется
	Бухгалтерские бумаги
	Первичный учет	Пять лет В случае споров или разногласий — до решения по делу	П. 277 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 №236 (далее – Перечень) Ст. 29 закона №402-ФЗ
	Кассовые документы и книги
	Банковские документы
	Корешки чековых книжек
	Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денег
	Авансовые отчеты
	Переписка
Кассовый чек и бланк строгой отчетности		Шесть месяцев со дня выдачи в бумажном виде	П. 8 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 №54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и иные документы, которые подтверждают расчеты с клиентами		Пять лет	Ч. 1 ст. 29 закона от 6.12.2011 №402-ФЗ
Учетная политика		Пять лет	П. 267 Перечня
Бухгалтерская отчетность: баланс, отчеты о финансовых результатах и целевом использовании средств, приложения к ним		Годовая – постоянно Промежуточная – пять лет	П. 268 Перечня
Расчет и уплата налогов и взносов
Налоговые декларации и расчеты, кроме расчета по страховым взносам		Пять лет	П. 310, 311 Перечня
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом		Пять лет	П. 305, 312, 313 Перечня, п. 8 ст. 23 НК РФ
Исчисление налогов и подтверждение расходов		Пять лет	П. 8 ст. 23 НК РФ Ст. 29 закона№ 402-ФЗ
Подтверждение объемов понесенного убытка		Период, по которому уменьшен налог
Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы		Пять лет
Материалы для подготовки жалобы по результатам выездной или камеральной проверки		Десять лет
	Электронные файлы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы	Пять лет
	Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):		П. 308 Перечня
	если делопроизводство закончено до конца 2002 года	Пять лет (75 лет, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
	если делопроизводство закончено после 1.01.2003	Пять лет (50 лет, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)
	Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов	Шесть лет	П. 309 Перечня
	Счета-фактуры	Пять лет	П. 317 Перечня, постановление правительства от 26.12.2011 №1137
	Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним	Четыре года с момента последней записи	Постановление правительства от 26.12.2011 №1137
	Материалы для применения налоговых льгот по региональным инвестиционным проектам	Шесть лет	П. 3 ст. 89.2 НК РФ
	По зарплате
	Положения об оплате труда и премировании работников	Пять лет	П. 294 Перечня
	Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов	Шесть лет	П. 309 Перечня
	Реестры сведений о доходах физлиц	Пять лет	П. 313 Перечня
	Лицевые счета работников для документов, по которым:		П. 296 Перечня
	Делопроизводство закончено до конца 2002 года	75 лет
	Делопроизводство закончено после 1.01.2003	50 лет
	Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и так далее	В течение шесть лет, если компания ведет лицевые счета работников. Если не ведет, 50 (75) лет.	П. 295 Перечня
	Исполнительные листы	Пять лет	П. 299 Перечня
	Табели учета рабочего времени	Пять лет	П. 402 Перечня
	Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и иные данные о выплате пособий, премировании, пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи	Пять лет	П. 401, 405, 406 Перечня
	Подтверждение расчетов и уплаты взносов	Шесть лет	Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
	По выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании сотрудников	Пять лет	П. 618, 633 Перечня
	Расходные ордера на санаторно-курортные путевки	Пять лет	П. 636 Перечня
	Кадровые документы
	Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, назначении ответственных	Постоянно	П. 434 Перечня
	Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок	Один год	П. 381 Перечня
	Положения или инструкции по обработке персональных данных	Бессрочно	П. 440 Перечня
	Согласие на обработку персональных данных	Три года истечения срока действия согласия или после отзыва	П. 441 Перечня
	График отпусков	Три года	П. 453 Перечня
	О дисциплинарных взысканиях	Три года	П. 383 Перечня
	Заявки о потребности в иностранных гражданах	Один год	П. 377 Перечня
	О состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	пять лет	П. 409 Перечня
	Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий	45 лет	П. 424 Перечня
	Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам	Пять лет	П. 434 Перечня
	Приказы о направлении в командировку	Пять лет	П. 434 Перечня
	Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков	Пять лет	П. 300, 434 Перечня
	Договоры о материальной ответственности. Списки ответственных и образцы подписей	Пять лет	П. 279, 281, 282 Перечня
	Отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка периодических медосмотров	Три года	П. 635 Перечня
	Трудовые договоры и доп. соглашения к ним	Если делопроизводство закончено до 1.01.2003, их нужно хранить 75 лет, если после, 50 лет	П. 435 Перечня
	Приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты. Докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу		П. 434 Перечня
	Подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении		П. 449 Перечня
	Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним		П.301 Перечня
	Личные дела и личные карточки работников		П. 444, 445 Перечня
	Приказы об изменении анкетно-биографических данных		П. 434 Перечня
	Уведомления, предупреждения персонала	Три года	П. 436 Перечня
	Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии	Один год	П. 451 Перечня
	Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)	45 лет	П. 423 Перечня
	По работе во вредных и опасных условиях – табели учета рабочего времени и приказов на командировки.	50 (75) лет	П. 410, 411, 414 Перечня
	Основные средства
	Переоценка основных фондов и амортизация	Пять лет после выбытия ОС или НМА	П. 323 Перечня
	О списании ОС	Пять лет после выбытия ОС или НМА.	П. 323 Перечня
	Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю	Пять лет после выбытия имущества	П. 325 Перечня
	УСН
	Книги учета доходов и расходов на УСН	Пять лет	П. 318 Перечня
	Экспертно-аналитические документы
	Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов	10 лет	П. 142 Перечня
	План финансово-хозяйственной деятельности
	План финансово-хозяйственной деятельности хранится столько же, сколько бюджетная смета		П. 243 Перечня
	по месту утверждения	Пять лет
	по месту разработки	Бессрочно
	Отчеты о выполнении планов ФХД		П. 272 Перечня
	годовые	Бессрочно
	квартальные	Пять лет
	месячные	Один год
	Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий	Пять лет	П. 262 Перечня

Договоры и соглашения
Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого и движимого имущества	По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и пять лет	П. 94 Перечня
Договор дарения (пожертвования) имущества	До ликвидации организации	П. 90 Перечня
Договор лизинга	Пять лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор хранится до принятия решения по делу	П. 96 Перечня
По залогу недвижимости	10 лет с истечения срока действия договора. В случае спора хранить до принятия решения по делу	П. 98 Перечня
Договор мены недвижимости; движимого имущества	До ликвидации организации; пять лет по истечении срока действия договора или до выполнения обязательств	П. 99 Перечня
Договор поручения: по недвижимому и движимому имуществу	15 лет; 10 лет	П. 101 Перечня
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	П. 261 Перечня

Если вы заметили, что законы диктуют разное время для одних и тех же пунктов, учитывайте то, что больше.

Как упростить работу

Чтобы бухгалтерия и финансы всегда были в порядке, мы рекомендуем скачать и установить на компьютер приложение СБИС Архив. Оно обеспечивает хранение файлов, которые отправлены из личного кабинета. Сервис не требует подключения к сети: сохраняйте файлы в формате *.xml или *.pdf и работайте с ними в самом приложении или в папке на диске.

Еще одно преимущество — экономия места в облаке СБИС Диск. Для этого приложение можно настроить на удаление файлов в облаке после их загрузки в локальный архив.

При подключении к интернету данные синхронизируются с online.sbis.ru. Новые файлы попадают в архив автоматически.

На компьютере можно установить одно приложение – оно поддерживает только один аккаунт. Для архивации сведений из разных ЛК потребуется установка СБИС Архив на разные ПК.

Если у вас остались вопросы, оставьте заявку через сайт или позвоните по номеру (831) 233-666. Наши специалисты проконсультируют по ведению и сдаче отчетности и помогут установить необходимые сервисы СБИС.