01 апреля 2021  957

Сроки хранения документов по учету и налогам

автоматизация сбис бухгалтерия и учёт форма отчетности

Сафронов Михаил

Сафронов Михаил

руководитель отдела по работе с клиентами

~ 7 мин на чтение
Нет времени читать?

Отправить статью на почту

Собрали для вас рекомендации по срокам и способам хранения важной бухгалтерской документации: требования законодательства, общая таблица и полезное программное обеспечение

Источники информации

Время хранения в архиве отчетов и договоров регулируется несколькими источниками.

Сроки для многих документов по кадровому и банковскому учету, бумаг по оценке основных фондов и нематериальных активов содержатся в приказе Росархива №236 от 20.12.2019. Налоговую отчетность регулирует НК РФ. Он определяет пятилетний период хранения после того, как закончился налоговый период, когда документ действовал. Также необходимо учитывать законы о бухгалтерском учете и архивном деле.

В феврале текущего года до пяти лет продлили время хранения первичных документов налогового учета. Данные по НДС, основу для расчета налоговой базы и уплаты налогов тоже надлежит сохранять пять лет.

Электронная отчетность

Электронная отчетность

Сервис передачи отчетов в контролирующие органы через интернет. Скорость, конфиденциальность и защищенность, автоматическая проверка перед отправкой.

узнать подробнее

Сводная таблица

Вид отчетности

Сколько хранить

Чем регулируется

Бухгалтерские бумаги

Первичный учет

Пять лет

В случае споров или разногласий — до решения по делу

П. 277 перечня,

утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 №236 (далее – Перечень)

Ст. 29 закона №402-ФЗ

Кассовые документы и книги

Банковские документы

Корешки чековых книжек

Ордера, табели, извещения банков и требования на перевод денег

Авансовые отчеты

Переписка

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

Шесть месяцев со дня выдачи в бумажном виде

П. 8 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 №54-ФЗ

Книга кассира-операциониста и иные документы, которые подтверждают расчеты с клиентами

Пять лет

Ч. 1 ст. 29 закона от

6.12.2011 №402-ФЗ

Учетная политика

Пять лет

П. 267 Перечня

Бухгалтерская отчетность: баланс, отчеты о финансовых результатах и целевом использовании средств, приложения к ним

Годовая – постоянно

Промежуточная – пять лет

П. 268 Перечня

Расчет и уплата налогов и взносов

Налоговые декларации и расчеты, кроме расчета по страховым взносам

Пять лет

П. 310, 311 Перечня

Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом

Пять лет

П. 305, 312, 313

Перечня,

п. 8 ст. 23 НК РФ

Исчисление налогов и подтверждение расходов

Пять лет

П. 8 ст. 23 НК РФ

Ст. 29 закона№ 402-ФЗ

Подтверждение объемов понесенного убытка

Период, по которому уменьшен налог

Уведомления, требования, решения, постановления, возражения, жалобы

Пять лет

Материалы для подготовки жалобы по результатам выездной или камеральной проверки

Десять лет

Электронные файлы с УКЭП, сертификаты ключей проверки электронных подписей, которыми завизированы документы

Пять лет

Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные):

П. 308 Перечня

если делопроизводство закончено до конца 2002 года

Пять лет (75 лет, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

если делопроизводство закончено после 1.01.2003

Пять лет (50 лет, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты)

Карточки индивидуального учета выплат и начисленных страховых взносов

Шесть лет

П. 309 Перечня

Счета-фактуры

Пять лет

П. 317 Перечня,

постановление

правительства от 26.12.2011 №1137

Книги покупок продаж и дополнительные листы к ним

Четыре года с момента последней записи

Постановление правительства от 26.12.2011 №1137

Материалы для применения налоговых льгот по региональным инвестиционным проектам

Шесть лет

П. 3 ст. 89.2 НК РФ

По зарплате

Положения об оплате труда и премировании работников

Пять лет

П. 294 Перечня

Карточки индивидуального учета выплат, вознаграждений и страховых взносов

Шесть лет

П. 309 Перечня

Реестры сведений о доходах физлиц

Пять лет

П. 313 Перечня

Лицевые счета работников для документов, по которым:

П. 296 Перечня

Делопроизводство закончено до конца 2002 года

75 лет

Делопроизводство закончено после 1.01.2003

50 лет

Платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, материальной помощи и так далее

В течение шесть лет, если компания ведет лицевые счета работников. Если не ведет, 50 (75) лет.

П. 295 Перечня

Исполнительные листы

Пять лет

П. 299 Перечня

Табели учета рабочего времени

Пять лет

П. 402 Перечня

Заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и иные данные о выплате пособий, премировании, пересмотре размера оплаты труда, оплате больничных и выдаче матпомощи

Пять лет

П. 401, 405, 406

Перечня

Подтверждение расчетов и уплаты взносов

Шесть лет

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ

По выплате пособий: листки нетрудоспособности, заявления, договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании сотрудников

Пять лет

П. 618, 633 Перечня

Расходные ордера на санаторно-курортные путевки

Пять лет

П. 636 Перечня

Кадровые документы

Приказы и распоряжения по основной деятельности: вступлении в должность, о возложении на руководителя обязанностей главбуха, о досрочном сложении полномочий, назначении ответственных

Постоянно

П. 434 Перечня

Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок

Один год

П. 381 Перечня

Положения или инструкции по обработке персональных данных

Бессрочно

П. 440 Перечня

Согласие на обработку персональных данных

Три года истечения срока действия согласия или после отзыва

П. 441 Перечня

График отпусков

Три года

П. 453 Перечня

О дисциплинарных взысканиях

Три года

П. 383 Перечня

Заявки о потребности в иностранных гражданах

Один год

П. 377 Перечня

О состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда

пять лет

П. 409 Перечня

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

45 лет

П. 424 Перечня

Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам

Пять лет

П. 434 Перечня

Приказы о направлении в командировку

Пять лет

П. 434 Перечня

Приказы о предоставлении ежегодных отпусков, дополнительных оплачиваемых и учебных отпусков

Пять лет

П. 300, 434 Перечня

Договоры о материальной ответственности. Списки ответственных и образцы подписей

Пять лет

П. 279, 281, 282 Перечня

Отчеты, акты, списки, планы-графики, переписка периодических медосмотров

Три года

П. 635 Перечня

Трудовые договоры и доп. соглашения к ним

Если делопроизводство закончено до 1.01.2003, их нужно хранить 75 лет, если после, 50 лет

П. 435 Перечня

Приказы по личному составу: о приеме на работу, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты.

Докладные записки, справки, заявления к приказам по личному составу

П. 434 Перечня

Подлинные личные документы: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, не востребованные сотрудниками при увольнении

П. 449 Перечня

Гражданско-правовые договоры с физлицами и акты по ним

П.301 Перечня

Личные дела и личные карточки работников

П. 444, 445 Перечня

Приказы об изменении анкетно-биографических данных

П. 434 Перечня

Уведомления, предупреждения персонала

Три года

П. 436 Перечня

Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии

Один год

П. 451 Перечня

Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)

45 лет

П. 423 Перечня

По работе во вредных и опасных условиях – табели учета рабочего времени и приказов на командировки.

50 (75) лет

П. 410, 411, 414

Перечня

Основные средства

Переоценка основных фондов и амортизация

Пять лет после выбытия ОС или НМА

П. 323 Перечня

О списании ОС

Пять лет после выбытия ОС или НМА.

П. 323 Перечня

Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю

Пять лет после выбытия имущества

П. 325 Перечня

УСН

Книги учета доходов и расходов на УСН

Пять лет

П. 318 Перечня

Экспертно-аналитические документы

Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов

10 лет

П. 142 Перечня

План финансово-хозяйственной деятельности

План финансово-хозяйственной деятельности хранится столько же, сколько бюджетная смета

П. 243 Перечня

по месту утверждения

Пять лет

по месту разработки

Бессрочно

Отчеты о выполнении планов ФХД

П. 272 Перечня

годовые

Бессрочно

квартальные

Пять лет

месячные

Один год

Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий

Пять лет

П. 262 Перечня


Договоры и соглашения

Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого и движимого имущества

По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств: 10 лет и пять лет

П. 94 Перечня

Договор дарения (пожертвования) имущества

До ликвидации организации

П. 90 Перечня

Договор лизинга

Пять лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор хранится до принятия решения по делу

П. 96 Перечня

По залогу недвижимости

10 лет с истечения срока действия договора. В случае спора хранить до принятия решения по делу

П. 98 Перечня

Договор мены недвижимости; движимого имущества

До ликвидации организации; пять лет по истечении срока действия договора или до выполнения обязательств

П. 99 Перечня

Договор поручения: по недвижимому и движимому имуществу

15 лет; 10 лет

П. 101 Перечня

Договор кредита или займа с условием о залоге имущества

10 лет

П. 261 Перечня

Если вы заметили, что законы диктуют разное время для одних и тех же пунктов, учитывайте то, что больше.

Как упростить работу

Чтобы бухгалтерия и финансы всегда были в порядке, мы рекомендуем скачать и установить на компьютер приложение СБИС Архив. Оно обеспечивает хранение файлов, которые отправлены из личного кабинета. Сервис не требует подключения к сети: сохраняйте файлы в формате *.xml или *.pdf и работайте с ними в самом приложении или в папке на диске.

Еще одно преимущество — экономия места в облаке СБИС Диск. Для этого приложение можно настроить на удаление файлов в облаке после их загрузки в локальный архив.

При подключении к интернету данные синхронизируются с online.sbis.ru. Новые файлы попадают в архив автоматически.

На компьютере можно установить одно приложение – оно поддерживает только один аккаунт. Для архивации сведений из разных ЛК потребуется установка СБИС Архив на разные ПК.

Если у вас остались вопросы, оставьте заявку через сайт или позвоните по номеру (831) 233-666. Наши специалисты проконсультируют по ведению и сдаче отчетности и помогут установить необходимые сервисы СБИС.

0 комментариев

Вам может быть интересно

Клиентов банков разделят по рискованности к середине 2022 года | Статья Лад
08 апреля 2021 234

Клиентов банков разделят по рискованности к середине 2022 года

Платформа «Знай своего клиента», критерии рискованности, механизм работы с банками

#автоматизация сбис #проверка контрагентов #законодательство #всё о компаниях и клиентах

Календарь бухгалтера на апрель 2021 года | Статья Лад
25 марта 2021 1199

Календарь бухгалтера на апрель 2021 года

В апреле предпринимателям предстоит сдать внушительный пакет документов и уплатить несколько налогов и сборов. Публикуем список с датами, чтобы вы не пропустили сроки выполнения обязательств

#отчётность через интернет #бухгалтерия и учёт #законодательство #эдо #сроки сдачи отчётности

Как пользоваться «Электронным бюджетом» | Статья Лад
18 марта 2021 296

Как пользоваться «Электронным бюджетом»

Разбираемся, зачем госорганам и бюджетникам ГИИС «Электронный бюджет» и как легко и правильно начать работу в системе с помощью специалистов СБИС

#автоматизация сбис #отчётность через интернет #эдо #электронная подпись

ФНС составила план действий на 2021 год | Статья Лад
11 марта 2021 1185

ФНС составила план действий на 2021 год

Знакомим вас с основными пунктами порядка действий налоговой

#автоматизация сбис #фнс

вернуться в блог

Подпишитесь на наш блог

пишем про отчетность, маркировку и полезные сервисы для бизнеса

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение

Есть вопросы? Ответим через 40 секунд!
00:40,00

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных. Пользовательское соглашение