Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, аналогичный бумажному. В нем также хранится информация о местах и периодах работы, занимаемых должностях и квалификациях, причинах увольнений. ЭТК, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Электронные трудовые будут храниться в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.

Работодатель должен сообщать сотрудникам об изменениях, связанных с рабочей деятельностью. Поэтому в данном случае необходимо под роспись уведомить каждого сотрудника, что с 2020 года начинается переход на ЭТК. Форму уведомления можно использовать произвольную — утвержденный образец уведомления о введении электронной трудовой книжки не требуется.

26 февраля 2020 в 14:00 (МСК) совместно с отделением ПФР по Нижегородской области проведем бесплатный вебинар «Переход на электронные трудовые книжки». Расскажем о ведении ЭТК и заполнении формы СЗВ-ТД.

Зарегистрируйтесь заранее!

Плюсы электронной трудовой книжки

Использование цифрового формата снимает с кадровика бумажную работу и уменьшает архив документов. Электронная трудовая книжка лучше сохраняет данные. Ее нельзя подделать, испортить или потерять. Работник всегда может посмотреть ее онлайн. А еще ЭТК облегчает работу с удаленными сотрудниками.

Что делать с бумажными трудовыми

Сотрудники имеют право продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде, причем на неограниченный срок. Для этого они должны уведомить работодателя письменно. Специального бланка заявления нет, можно разработать собственную форму.

Если сотрудник не подал заявления работодателю, то по окончании 2020 года следует выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки. Принятым на работу впервые в 2021 году бумажные формуляры заполнять не нужно. Они сразу начинают работать с ЭТК.

Ведение трудовых книжек в электронном виде

Работодатели добавляют записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная).

Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.

Организации, где работают не более 25 сотрудников, могут заполнять и передавать отчет СЗВ-ТД в бумажном виде. Все остальные обязаны отправлять форму СЗВ-ТД через интернет, предварительно заверив электронной подписью.

Какая программа нужна для электронных трудовых книжек

Чтобы отправлять отчеты СЗВ-ТД через интернет, необходима система для сдачи электронной отчетности.

Благодаря актуальным формам отчетности СБИС подходит для работы с трудовыми электронными книжками и отправки отчетов, в том числе СЗВ-ТД. Кроме того, в СБИС можно подписывать приказы, заявления на отпуск и другие документы - нужна только электронная подпись.

В СБИС удобно работать с ЭТК и сдавать отчеты СЗВ-ТД:

Как заполнять форму СЗВ-ТД

Форма включает следующие основные блоки:

Сведения о работодателе: регистрационный номер в ПФР, название, ИНН, КПП;
Сведения о сотруднике: СНИЛС, дата рождения, ФИО;
Информация о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде;
Отчетный период;
Сведения о трудовой деятельности: дата, вид мероприятия, должность, структурное подразделение, реквизиты приказа-основания.

Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:

Код	Наименование мероприятия	Описание
1	ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Присвоение новой должности или квалификации
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)	Лишение права занимать должность по решению суда

График сдачи отчета СЗВ-ТД

В 2020 году форма СЗВ-ТД сдается каждый месяц, не позднее 15 дней с его окончания. Если 15-й день месяца выпадает на выходной, то срок переносится на ближайший рабочий день. В феврале 2020 года — 17 число.

В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.

В 2021 году график отчетности о трудовой деятельности поменяется. При приеме и увольнении форму нужно будет отправлять сразу же: не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа. Для отчетов о переводах и поданных заявлениях действует прежний график – ежемесячно, не позднее 15-го числа.

Дополнительное соглашение с ПФР для СЗВ-ТД

Пенсионный фонд России запустил новую ИС федерального уровня. В ней необходимо зарегистрироваться, даже если ранее вы уже подписали с ПФР соглашение об электронном документообороте. Если этого не сделать, то отчет СЗВ-ТД не примут.

Для регистрации нужно отправить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Оно должно быть подписано лично страхователем. Его рассмотрение занимает до двух рабочих дней.

В СБИС уже есть шаблон этого заявления. Просто заполните и отправьте его в ПФР.

Для этого его нужно заверить квалифицированной электронной подписью, выданной на имя руководителя организации.

Как сотруднику посмотреть сведения из электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.

Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:

самостоятельно из Госуслуг или из личного кабинета ПФР;
в любой клиентской службе Пенсионного фонда;
в МФЦ «Мои документы»;
у последнего работодателя, правда, только за период работы на этом месте.

Как перейти на электронные трудовые книжки

Проверьте техническую готовность
Установите систему для сдачи электронной отчетности через интернет и оформите электронную подпись.
Отражайте в отчете все вносите изменения в бумажной трудовой
17 февраля 2020 года передайте в ПФР информацию о приемах на работу, переводах и увольнениях за январь по форме СЗВ-ТД. В течение года делайте это каждое 15-число месяца. Уволенным сотрудникам выдавайте форму СЗД-Р.
Уведомите сотрудников
До 30 июня 2020 года обязательно уведомите сотрудников об изменениях в законодательстве и об их праве сохранить бумажную трудовую книжку. Можете процитировать закон или описать суть своими словами.
Соберите заявления
До конца 2020 года соберите со всех сотрудников заявления о выборе формата трудовой. Эту информацию нужно отправлять в отчете СЗВ-ТД ежемесячно по мере появления. Последний срок сдачи - 15 февраля 2021 года. Всем, кто выбрал электронный формат, внесите в бумажные трудовые запись о поданном заявлении и выдайте книжки на руки.
Скорректируйте нормативные акты
Если нужно, скорректируйте коллективные договоры и внутренние регламенты, описывающие работу с трудовыми книжками в вашей организации. Добавьте в тексты порядок работы с отчетностью и определите ответственных.

Есть вопросы? Ответим на все!

Позвоните (831) 2-333-666 и наши менеджеры предоставят вам демоверсию программы и расскажут подробности.