Зачем нужен электронный архив СБИС

Долго ищете бумажные документы? Они теряются и повреждаются? Архив организован неудобно или занимает много места?

С электронным архивом таких проблем нет. Смотрите сами!

Чем электронный архив лучше обычного?

1. Сохранность

СБИС бережно хранит ваши документы на своих защищенных серверах. Они находятся в тщательно защищенных дата-центрах. Никто не сможет повредить или подделать архив.

2. Структура

Больше никаких залежей макулатуры! В СБИС каждый комплект на своем месте.

3. Легкий поиск

Любой документ можно быстро найти в нужный момент — с помощью фильтров или поиска.

4. Прозрачность

Все изменения в файле отражаются в привязке к нему. Незаметно исправить содержание не получится. А для первичных документов и договоров можно посмотреть процесс согласования — на закладке «лента событий» есть история переписки и записи видеоконференций.

Что еще можно делать с документами в СБИС

• Изменить или дополнить — все манипуляции отобразятся в карточке, а значит, не получится незаметно исправить или подменить файл.
• Подписать — документ или его вложения. А можно отклонить с указанием причины.
• Отправить на следующий этап обработки — согласно регламенту
• Скачать на компьютер или флешку — весь комплект или одно вложение. Оригинал сохранится вместе с ЭП, но при попытке внести изменения подпись станет недействительной.
• Распечатать — из карточки или реестра
• Удалить — не насовсем, а с возможностью вернуть. Файлы перемещаются в «Удаленные» — оттуда их можно восстановить.

Свяжите бумажный и электронный архив

Отсканируйте документ и сохраните в СБИС. Дальше можно работать с электронным вариантом. Сканы принимает даже налоговая. СБИС свяжет цифровой вариант и оригинал с помощью QR-кода.

Отправляйте документы в госорганы

Электронные версии из архива СБИС можно представить в суд, казначейство или другое ведомство — в виде оригинальных файлов с ЭП или распечатанных копий со штампом. Удобно отправлять их в налоговую: получив требование из ФН, отметьте в списке нужные бумаги и кликните «Отправить». СБИС самостоятельно составит опись, все отправит и сообщит о доставке и приеме документов.