пн.-пт. с 9:00 до 18:00
Схема работы
Отправка и получение любого электронного документа в СБИС состоит из следующих этапов:
- Продавец (отправитель) подготавливает документы в СБИС либо автоматически выгружает готовый комплект документов из своей учетной системы через специальную обработку.
- Отправляет комплект покупателю (получателю), заверив его своей электронной подписью (ЭП).
- Если покупатель еще не зарегистрирован в СБИС, то ему на электронную почту придет письмо-приглашение на подключение.
- Покупатель принимает документы в личном кабинете СБИС или сразу в своей учетной системе через специальную обработку.
В случае необходимости согласования документа с двух сторон покупатель подписывает его своей ЭП или отклоняет, с указанием причины. - Продавец следит за состоянием отправленного документа; за получением экземпляра, утвержденного покупателем.
- Если комплект документов был отклонен, то продавец сможет исправить все недочеты и отправить корректирующий или выгрузить новый комплект.
В СБИС запрещено менять этапы отправки и получения документов между организациями — чтобы не возникало несогласованных действий между продавцом и покупателем. Зато можно вносить дополнения в стадии согласования документов внутри своей компании.
Регламент обмена документами с контрагентами
В СБИС есть четыре основных регламента обмена электронными документами между контрагентами. Они помогают организовать большинство бизнес-процессов:
- Утверждение договора
Регламент прохождения согласования имеет стандартный вид.
Документ утверждается двумя сторонами. - Утверждение счетов-фактур и других документов реализации
Процедура выставления и получения счетов-фактур в электронном виде строго регламентирована. Она подробно расписана в Приказе Минфина РФ 50н. Отличия связаны с наличием дополнительных технических документов — они нужны для подтверждения даты отправки и получения счетов-фактур. - Сверка взаиморасчетов с контрагентами
Основное отличие от типового согласования состоит в том, что при обнаружении расхождения получатель сможет отправить свою редакцию акта сверки. Приняв вариант второй стороны инициатор по общим правилам исправляет документ и направляет новую версию акта сверки. - Обмен корреспонденцией
Различные документы, такие как дополнения к договору, пояснительные записки, поздравительные открытки, можно отправлять и принимать без согласования.