Схема работы

Отправка и получение любого электронного документа в СБИС состоит из следующих этапов:

• Продавец (отправитель) подготавливает документы в СБИС либо автоматически выгружает готовый комплект документов из своей учетной системы через специальную обработку.
• Отправляет комплект покупателю (получателю), заверив его своей электронной подписью (ЭП).
• Если покупатель еще не зарегистрирован в СБИС, то ему на электронную почту придет письмо-приглашение на подключение.
• Покупатель принимает документы в личном кабинете СБИС или сразу в своей учетной системе через специальную обработку.
  В случае необходимости согласования документа с двух сторон покупатель подписывает его своей ЭП или отклоняет, с указанием причины.
• Продавец следит за состоянием отправленного документа; за получением экземпляра, утвержденного покупателем.
• Если комплект документов был отклонен, то продавец сможет исправить все недочеты и отправить корректирующий или выгрузить новый комплект.

В СБИС запрещено менять этапы отправки и получения документов между организациями — чтобы не возникало несогласованных действий между продавцом и покупателем. Зато можно вносить дополнения в стадии согласования документов внутри своей компании.

Регламент обмена документами с контрагентами

В СБИС есть четыре основных регламента обмена электронными документами между контрагентами. Они помогают организовать большинство бизнес-­процессов:

• Утверждение договора
  Регламент прохождения согласования имеет стандартный вид.
  Документ утверждается двумя сторонами.
• Утверждение счетов-­фактур и других документов реализации
  Процедура выставления и получения счетов-­фактур в электронном виде строго регламентирована. Она подробно расписана в Приказе Минфина РФ 50н. Отличия связаны с наличием дополнительных технических документов — они нужны для подтверждения даты отправки и получения счетов-­фактур.
• Сверка взаиморасчетов с контрагентами
  Основное отличие от типового согласования состоит в том, что при обнаружении расхождения получатель сможет отправить свою редакцию акта сверки. Приняв вариант второй стороны инициатор по общим правилам исправляет документ и направляет новую версию акта сверки.
• Обмен корреспонденцией
  Различные документы, такие как дополнения к договору, пояснительные записки, поздравительные открытки, можно отправлять и принимать без согласования.