Как работать с машиночитаемыми доверенностями в 2023 году

ФНС создала интернет-портал, предназначенный для обмена машиночитаемыми доверенностями. Соответствующее сообщение опубликовано на официальном сайте ведомства.

Кроме того, уже сейчас вы можете зарегистрировать МЧД для налоговой и СФР (ранее – ФСС), используя СБИС.

Бизнес в обязательном порядке перейдет на новые ЭП сотрудников, применяемые вместе с машиночитаемыми доверенностями, к осени 2023 года.

До 01.09.2023 работники-представители вправе пользоваться сертификатами, оформленными по старым правилам (с указанием данных о компании-работодателе). Но уже сейчас бизнес может внедрить новый формат в добровольном порядке.

Чтобы облегчить работу бизнеса, ФНС разработала специальный портал самообслуживания по МЧД.

С его помощью можно создавать машиночитаемые доверенности для представления в налоговые органы. А также формировать доверенности с правом передоверия для взаимодействия с деловыми партнерами.

Кроме того, вы можете проверить доверенность контрагента и получить по ней полные данные. А при необходимости – отменить ранее выданную доверенность.

Обращаем внимание, что для электронного документооборота и для сдачи отчетности понадобятся разные форматы МЧД.

Функционал СБИС позволяет оформить и зарегистрировать МЧД на сотрудника по всем требованиям закона.

Учтите, что в рамках отчетности по социальному страхованию с помощью такой доверенности представитель сможет подавать лишь «Сведения о застрахованном лице», «Больничный», а также получать «Извещение ПВСО».

Для отчета ЕФС-1 Раздел 2 (ранее 4-ФСС) нужно действовать по старой схеме: на портал фонда загрузить сертификат подписанта и доверенность.

Для отчетов по пенсионному страхованию необходимо направить «Уведомление о предоставлении полномочий представителю».

Сначала следует проверить информацию о директоре и представителе:

1. Найдите нужные карточки в разделе «Сотрудники». Проверьте, внесены ли:

• у директора – СНИЛС, должность. У индивидуального предпринимателя также должны быть прописаны паспортные данные.
• у представителя – СНИЛС, ИНН, дата рождения, паспортные данные, место работы.

2. Перейдите в «Подписи» и уточните, внесены ли в список электронные подписи директора и представителя. Если они отсутствуют – нужно заказать новые или зарегистрировать их.

3. У ЭП должен стоять значок ФНС. Если его нет, в настройках подписи проставьте «Используется для сдачи отчетности в госорганы».

После этого приступайте к оформлению самой доверенности:

1. Перейдите в карточку организации через раздел «Настройки/Наши компании». Выберите строку «Сдача отчетности» и внесите налоговую по месту учета. Когда доверенность пройдет регистрацию, она станет доступна налоговой.

2. Сформируйте новую доверенность в разделе «Документы/Доверенности».

3. В документ следует внести:

• данные представителя и представляемого;
• номер;
• перечень документов, которые можно подписывать по доверенности;
• полномочия. Выберите «Ограниченные полномочия», чтобы прописать, что именно в них входит;
• срок действия.

4. Проверьте, чтобы были отмечены все ведомства, где нужно зарегистрировать доверенность.

5. Кликните на кнопку «Зарегистрировать».

6. После того, как нужный государственный орган зарегистрирует доверенность (как правило, через несколько часов), в СБИС поступит соответствующее сообщение, а статус документа поменяется на «Электронная доверенность».

Мы поможем вам выпустить электронную подпись нового образца и внедрить МЧД в работу по всем правилам. Звоните по телефону (831) 2-333-666 или заполните форму обратной связи. Наши специалисты ответят на все вопросы.